Návrh mechanizmu refundácie cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov 
Slovenskej republiky na zasadaniach výborov a pracovných skupín Rady EÚ

Úvod

Návrh mechanizmu refundácie cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov Slovenskej republiky na zasadaniach výborov a pracovných skupín Rady EÚ (ďalej len „Rady“) predkladá Ministerstvo financií SR ako iniciatívny materiál na rokovanie vlády Slovenskej republiky. Cieľom predkladaného materiálu je zabezpečiť efektívny mechanizmus refundácie cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov SR na zasadaniach výborov a pracovných skupín Rady prostredníctvom úpravy existujúcich podmienok refundácie cestovných výdavkov. 

Zmena podmienok mechanizmu refundácie cestovných výdavkov vyplýva z doterajších skúseností Ministerstva financií SR s aplikáciou platného mechanizmu náhrady cestovných výdavkov v praxi v zmysle uznesenia vlády SR č. 611/2004, v nadväznosti na zistenia a odporúčania  z vykonaného auditu Radou EÚ v roku 2007 a v súvislosti s nadobudnutím účinnosti rozhodnutia č. 31/2008 z 8. februára 2008 generálneho tajomníka Rady/vysokého zástupcu pre spoločnú zahraničnú a bezpečnostnú politiku k 1. marcu 2008.

Príslušné inštitúcie a ústredné orgány štátnej správy SR rozhodujú o účasti svojich zástupcov na zasadaniach výborov a pracovných skupinách Rady, pričom cestovné výdavky delegátov SR môžu byť refundované z finančných prostriedkov Rady (tzv. finančnej obálky) v súlade s rozhodnutím č. 31/2008 z 8. februára 2008 generálneho tajomníka Rady/vysokého zástupcu pre spoločnú zahraničnú a bezpečnostnú politiku s ohľadom na refundáciu cestovných výdavkov delegátov členov Rady (ďalej len „rozhodnutie č. 31/2008“).

1.	Podmienky refundácie cestovných výdavkov v súlade s rozhodnutím č. 31/2008 z 8. 2. 2008 generálneho tajomníka Rady/vysokého zástupcu pre spoločnú zahraničnú a bezpečnostnú politiku s ohľadom na refundáciu cestovných výdavkov delegátov členov Rady

V nadväznosti na účinnosť rozhodnutia č. 31/2008 k 1. marcu 2008, ktoré nahrádza  rozhodnutie č. 190/2003 generálneho tajomníka Rady/vysokého zástupcu pre spoločnú zahraničnú a bezpečnostnú politiku s ohľadom na refundáciu cestovných výdavkov delegátov členov Rady je Slovenskej republike každoročne pridelený presne stanovený rozpočet finančných prostriedkov, ktorý jej umožňuje rozhodovať o rozsahu zastúpenia delegátov SR na zasadaniach výborov a pracovných skupinách Rady bez ohľadu na skutočnosť, či sa budú konať v sídle Rady alebo na inom mieste.
Refundácia cestovných výdavkov zahŕňa preplácanie cestovných lístkov z/do hlavného mesta členského štátu do/z Bruselu, resp. z/do miesta odletu lietadla (odletové miesto v SR/Viedeň) do/z Bruselu alebo miesta, kde sa uskutoční príslušné oficiálne zasadanie.
Oprávnené cestovné výdavky je možné uhradiť len za zástupcov štátnej správy, ktorí sa oprávnene zúčastnili na zasadaniach výborov a pracovných skupín Rady. Výdavky použité na technický sprievod delegátov (príslušník ochrannej služby, osobná asistentka, vodič) alebo osoby v príbuzenskom vzťahu (napr. manžel/-ka)  nie sú oprávnené na refundáciu z finančnej obálky.
Výdavky za prepravu na letisko, taxíkom, mestskou hromadnou dopravou, výdavky na ubytovanie a výdavky na diéty nie sú oprávnené podľa rozhodnutia č. 31/2008.
Generálny sekretariát Rady každoročne prepláca členským štátom finančnú obálku v dvoch splátkach, a to:
-	60 % z pridelenej čiastky k 15. januáru bežného roka;
-	40 % z pridelenej čiastky k 15. júlu bežného roka.
V súlade s čl. 6 ods. 2 rozhodnutia č. 111/07 generálneho tajomníka Rady a vysokého splnomocnenca pre spoločnú zahraničnú a bezpečnostnú politiku, o tlmočení pre Európsku Radu, ak sú odhadované náklady na tlmočenie nižšie ako pridelená suma,  z nevyčerpaného rozpočtu na rok sa prevedie 66 % na cestovné náklady delegátov.
Podľa čl. 1 rozhodnutia č. 31/2008 sú oprávnené cestovné výdavky z finančnej obálky, ktoré sa uskutočnili s cieľom zúčastniť sa:
a)	zasadania Rady alebo jedného z jej prípravných orgánov;
b)	ďalšieho zasadania v rámci aktivít Rady ako inštitúcie;
c)	zasadania medzivládnej konferencie s ohľadom na prepracovávanie medzinárodných zmlúv alebo prístupu štátu do Európskej únie alebo z jedného z jej závislých orgánov;
d)	akéhokoľvek iného zasadania, ako sú zasadania menované v bode (c), konané v rámci medzinárodných zmlúv, a ktoré sú neodmysliteľne spojené s prácou Rady a zamerané na dodanie silného politického impulzu vývoju Únie. 
Zároveň príloha 1 k rozhodnutiu č. 31/2008 pre refundáciu oprávnených cestovných výdavkov delegátov SR definuje tieto zasadania Rady:
I. Zasadania Rady	
1.	Zasadania Rady;
2.	Spoločné zasadania Rady;
3.	Pracovné skupiny a výbory podľa zoznamu výborov a pracovných  skupín (založené COREPER-om), ktoré sa podieľajú na prípravných prácach Rady. Sekretariát pravidelne aktualizuje tento zoznam vzhľadom na pôsobenie Rady. Nasledovné výbory založené na základe dohôd o spoločenstve nie sú oprávňujúce na refundáciu z finančnej obálky (cestovné výdavky hradí EK): 
•	Ekonomický a finančný výbor (A.2)
•	Výbor pre zamestnanosť (A.3)
•	Výbor sociálnej ochrany (A.7)
•	Výbor finančnej kontroly (A.11)
		v prípade súbežného priebehu parlamentných stretnutí, v Štrasburgu
•	Pracovná skupina pre všeobecné záležitosti (2.1)
4.	Zasadania Trojky (minulé, súčasné a budúce predsedníctvo) plánované predsedníctvom v rámci spoločnej zahraničnej a bezpečnostnej politiky;
5.	Zasadania ministrov Svetovej obchodnej organizácie (raz za dva roky);
6.	Konferencie na najvyššej úrovni Únie a krajín v regióne (napr. Latinská Amerika a Karibská oblasť, Afrika, Ázia); organizované na akomkoľvek mieste;
7.	Medzivládne konferencie a ich podriadené orgány.

II. Zasadania v krajine predsedníctva 
Počet zasadaní pracovnej skupiny alebo výborov Rady, ktoré sa tradične organizujú v predsedajúcej krajine, a ktoré sa predpokladajú podľa týchto dohovorov, nesmie za žiadnych okolností prevýšiť číslo pätnásť.  

III. Iné zasadania (v Bruseli a na iných miestach)
1.	COST zasadania – Výbor vedúcich pracovníkov (CSO) a pracovná skupina pre právne, administratívne a finančné otázky (JAF) majú nárok na preplatenie;
2.	Zasadanie výborov založených na základe bilaterálnych a regionálnych dohôd o rybolove (zasadanie externej politiky pre rybolov).

Kontrola použitia pridelených finančných prostriedkov z finančnej obálky členským štátom
V súlade s čl. 3 rozhodnutia Rady č. 31/2008 v priebehu dvoch mesiacov nasledujúcich po ukončení daného rozpočtového roka poskytne každý členský štát generálnemu sekretariátu Rady ročné vyhlásenie, ako sa použili celkové pridelené finančné prostriedky. Generálny sekretariát Rady skontroluje vyhlásenie a ak je nevyhnutné, vykoná audit použitia finančných prostriedkov pridelených členským štátom. Nepoužité finančné prostriedky na refundáciu cestovných výdavkov prechádzajú do ďalšieho rozpočtového roka a členský štát môže použiť tieto finančné prostriedky na ďalšiu refundáciu oprávnených cestovných výdavkov, avšak generálny sekretariát Rady sumu nevyužitých finančných prostriedkov z predchádzajúceho roka odpočíta z čiastok, ktoré sa majú vyplatiť členskému štátu v splátke určenej na príslušný rozpočtový rok.

2.	Refundácia cestovných výdavkov v podmienkach Slovenskej republiky

Dňom vstupu Slovenskej republiky do Európskej únie, tzn. od 1. 5. 2004, získalo Slovensko ako plnoprávny členský štát Európskeho spoločenstva právo na refundáciu cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov SR na zasadaniach Rady a v rámci Rady. 
Na základe uznesenia vlády SR č. 611 z 23. júna 2004 a v súlade s týmto materiálom Ministerstvo financií SR v podmienkach Slovenskej republiky plní funkciu: 
-	kontaktného národného orgánu voči Rade EÚ;
-	príjemcu finančných prostriedkov pridelených Slovenskej republike na refundáciu oprávnených cestovných výdavkov.

2.1 Povinnosti Ministerstva financií SR

Vo vzťahu k podmienkam refundácie cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov SR na zasadaniach Rady a v rámci Rady Ministerstvo financií SR zabezpečuje:
-	zriadenie a vedenie mimorozpočtového devízového účtu pre finančnú obálku v Štátnej pokladnici;
-	príjem prostriedkov EÚ na osobitný mimorozpočtový účet MF SR;
- 	zostavenie a predloženie rozdelenia finančných prostriedkov z finančnej obálky pridelenej SR na príslušný rok medzi jednotlivé ÚOŠS/inštitúcie na základe podkladov od ÚOŠS/inštitúcií každý rok do konca marca;
-	po vykonaní predbežnej finančnej kontroly dokumentácie preukazujúcej uskutočnenie cestovných výdavkov a výkazu cestovných výdavkov po formálnej stránke, prevod príslušnej sumy z osobitného účtu MF SR na určený účet príslušného ÚOŠS/inštitúcie do 20 pracovných dní po prijatí výkazu cestovných výdavkov, ak formálna kontrola potvrdí kompletnosť výkazu a predloženej dokumentácie/dokumentov, v prípade nekompletnosti údajov vo výkaze cestovných výdavkov termín na úhradu začína plynúť odo dňa dodania chýbajúcich údajov z príslušného ÚOŠS/inštitúcie;
-	vedenie účtovníctva, výkazníctva a uchovávanie dokladov;
-	najneskôr do konca druhého mesiaca každého roka vypracovanie a predloženie generálnemu sekretariátu Rady ročné vyhlásenie, v ktorom uvedie, ako sa využili finančné prostriedky z finančnej obálky za predchádzajúci rozpočtový rok (príloha 1A, 1B,1C, 1D);
-	v prípade výkonu auditu generálnemu sekretariátu Rady prístup k archivovaným dokladom;
-	s cieľom zabezpečenia maximálneho využitia prostriedkov z finančnej obálky vyhodnotenie čerpania týchto finančných prostriedkov jednotlivými ÚOŠS/inštitúciami v polročných intervaloch.

2.2 Povinnosti ústredných orgánov štátnej správy a inštitúcií

Vo vzťahu k splneniu podmienok refundácie oprávnených cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov SR na zasadaniach Rady a v rámci Rady podľa rozhodnutia č. 31/2008 ústredné orgány štátnej správy a inštitúcie (ďalej len “ ÚOŠS/inštitúcia“) sú povinné:
-	dodržiavať zásady hospodárnosti pri zabezpečovaní účasti svojich zástupcov v súlade so systémom refundácie cestovných výdavkov;
-	zabezpečiť potvrdenie účasti zástupcu na zasadaní: zástupca je povinný čitateľne uviesť svoj podpis do prezenčnej listiny a riadiť sa pokynmi organizátora zasadania;
-	v plnom rozsahu zodpovedať za oprávnenosť vzniku nároku voči ES z titulu refundácie cestovných výdavkov; 
-	predkladať Ministerstvu financií SR len oprávnené výdavky;
-	na účely auditu GS Rady zabezpečiť na požiadanie predloženie dokladu o úhrade cestovného výdavku (bankový výpis alebo pokladničný doklad);
-	vykonať kontrolu oprávnenosti cestovných výdavkov refundovaných z finančnej obálky najmä v súlade s čl. 1 rozhodnutia č. 31/2008;
-	zabezpečiť archiváciu originálov cestovných lístkov a podpornej dokumentácie k žiadosti o refundáciu v súlade platnými právnymi predpismi;
-	predkladať Ministerstvu financií SR dvakrát mesačne, t. j. do 15. dňa v mesiaci za obdobie od 1. dňa – do 15. dňa predchádzajúceho mesiaca a do posledného dňa v mesiaci za obdobie od 16. dňa – do konca predchádzajúceho mesiaca (podľa dátumu návratov) vyplnený výkaz cestovných výdavkov (príloha 2A, 2B v písomnej a v elektronickej podobe v členení podľa položky č. 2501 a položky č. 3400 rozpočtu ES) vrátane:
•	kópie cestovných lístkov (napr. palubný lístok pri leteckej preprave, cestovný lístok pri železničnej preprave) a v prípade, ak na cestovnom lístku nie je jednoznačne uvedená jeho cena, je potrebné predložiť aj doklad o jeho cene od cestovnej agentúry, príp. doklad s jednoznačným určením ceny (t. j. faktúra);
•	kópie schválených cestovných príkazov;
•	výkaz cestovných výdavkov v anglickom jazyku (príloha 3A, 3B v písomnej a elektronickej podobe);
•	kópie pozvánok, prípadne oznámení o mieste a termíne uskutočneného zasadania, okrem kópií pozvánok na zasadania prebiehajúce v utajenom režime (tajné, prísne tajné);
-	zodpovedať za stratu dokladov, na základe ktorých si ÚOŠS/inštitúcia nárokuje refundovať cestovné výdavky. Strata príslušných dokladov, aj bez cudzieho zavinenia, sa pritom nepovažuje za objektívny dôvod nepreukázania cestovných výdavkov. V prípade straty týchto dokladov je potrebné predložiť Ministerstvu financií SR čestné vyhlásenie príslušného ÚOŠS/inštitúcie o strate dokladov v súlade s vnútornými predpismi ÚOŠS/inštitúcie. 

2.3 Podmienky  refundácie oprávnených cestovných výdavkov

Na účely zabezpečenia podmienok refundácie oprávnených cestovných výdavkov sú príslušné ÚOŠS/inštitúcie povinné zabezpečiť tieto podmienky:
1.	ÚOŠS/inštitúcia pripraví zahraničnú pracovnú cestu vrátane cestovných lístkov pre svojho zástupcu/zástupcov v súvislosti s jeho/ich účasťou na zasadaniach Rady uvedených v bode 1 materiálu z finančných zdrojov pridelených na rozpočtový rok;
2.	ÚOŠS/inštitúcia zúčtuje zahraničnú pracovnú cestu svojho zástupcu/zástupcov podľa platných predpisov SR (zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách);
3.	ÚOŠS/inštitúcia predloží dvakrát mesačne vyplnený výkaz cestovných výdavkov vrátane podpornej dokumentácie na adresu: Sekcia európskych a medzinárodných záležitostí, Ministerstvo financií SR, Štefanovičova 5, 817 82 Bratislava 15; 
4.	ÚOŠS/inštitúcia až po prijatí informácie o schválení výkazu cestovných výdavkov zaúčtuje pohľadávku voči Ministerstvu financií SR;
5.	Pripísanie finančných prostriedkov z osobitného účtu MF SR na účet určený ÚOŠS/inštitúciou na základe schválenej žiadosti o platbu v národnej mene;
6.	ÚOŠS/inštitúcia odsúhlasí pohľadávky/záväzky voči Ministerstvu financií SR so sekciou európskych a medzinárodných záležitostí MF SR podľa stavu k 31. decembru bežného roka;
7.	ÚOŠS/inštitúcia na základe žiadosti Ministerstva financií SR vráti neoprávnené alebo nesprávne použité finančné prostriedky z finančnej obálky na osobitný účet Ministerstva financií SR spôsobom a v lehote určenej Ministerstvom financií SR.

Podľa zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov v prípade, že sú výdavky spojené s pracovnou cestou uskutočnené v bežnom rozpočtovom roku a k refundácii cestovných výdavkov dochádza až v nasledujúcom rozpočtovom roku, ÚOŠS/inštitúcia, ktorá je rozpočtovou organizáciou, je povinná prijaté finančné prostriedky sústreďovať na svojom príjmovom rozpočtovom účte. Ak chce ÚOŠS/inštitúcia prijaté finančné prostriedky ďalej používať na ten istý účel, môže požiadať o vykonanie rozpočtového opatrenia, ktorým sa povolí prekročenie limitu výdavkov z titulu vyšších príjmov. Použitie finančných prostriedkov prijatých v nasledujúcom rozpočtovom roku iným spôsobom bez ich odvedenia na príjmový rozpočtový účet nie je prípustné.

Zásady hospodárnosti pri vysielaní zástupcov SR na zasadnutia Rady 
Zástupcovia Slovenskej republiky vyslaní na zasadnutia výborov a pracovných skupín Rady sú povinní použiť dopravný prostriedok zabezpečujúci maximálnu hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť použitia finančných prostriedkov. Na účely pridelenia finančných prostriedkov jednotlivým ÚOŠS/inštitúciám k 31. marcu bežného roka sa vychádza z predpokladaného počtu zasadnutí, na ktorých sa zúčastnia zástupcovia príslušného ÚOŠS/inštitúcie a zo skutočnosti, že priemerná cena letenky je 20 000,- Sk. V rámci rozdelenia finančných prostriedkov z finančnej obálky je rozhodujúcim údajom suma pridelená jednotlivým ÚOŠS/inštitúciám, to znamená, že počet zasadnutí závisí od skutočnej  výšky cestovných výdavkov. 

Neoprávnené alebo nesprávne použité finančné prostriedky z finančnej obálky
Neoprávnené alebo nesprávne použité finančné prostriedky z finančnej obálky  je Slovenská republika povinná uhradiť v súlade s článkami kapitoly 5 - Príjmové operácie nariadenia EK (ES, Euratom) č. 2342/2002 z 23. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobné pravidlá pre vykonávanie nariadenia Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 o finančnom nariadení vzťahujúcom sa na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev. Podľa zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov subjekt, ktorý neoprávnene poskytol alebo použil finančné prostriedky poskytnuté na základe medzinárodných zmlúv, je povinný neoprávnene použitú sumu týchto prostriedkov vrátane penále vrátiť. Neoprávnene použité finančné prostriedky Európskych spoločenstiev sú príjmom osobitného účtu Ministerstva financií SR v Štátnej pokladnici. V prípade, že vyzvaný subjekt neoprávnené alebo nesprávne použité finančné prostriedky z finančnej obálky nevráti na osobitný účet Ministerstva financií SR spôsobom a v lehote určenej Ministerstvom financií SR, Ministerstvo financií SR v súlade s § 31 ods. 10 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov oznámi porušenie finančnej disciplíny príslušnej správe finančnej kontroly.