Title: Systemizácia štátnozamestnaneckých miest diplomatických zamestnancov na Misii SR pri ES v Bruseli
Author: MZV
Last saved by: sulik
Company: MZV SR

Správa o transformácii Misie SR pri ES na Stále zastúpenie SR pri EÚ v súvislosti so vstupom SR do únie, o personálnom dobudovaní stáleho zastúpenia v rokoch 2005- 2007 a návrh Štatútu Stáleho zastúpenia SR pri EÚ

V súvislosti s dosiahnutím plnoprávneho členstva Slovenskej republiky v Európskej únii dňa 1. 5. 2004 je od tohto dátumu pretransformovaná Misia Slovenskej republiky pri Európskych spoločenstvách na Stále zastúpenie Slovenskej republiky pri Európskej únii. 

Na Stálom zastúpení SR pri EÚ (ďalej len stále zastúpenie) sa sústreďujú výstupy z celej štátnej správy smerom k inštitúciám EÚ a stále zastúpenie predstavuje významný článok vo väzbe medzi orgánmi EÚ a ústrednými orgánmi štátnej správy SR. V súvislosti s týmto postavením sú na stálom zastúpení diplomatickými zamestnancami zastúpené všetky ministerstvá. S cieľom dosiahnutia efektívnej spolupráce medzi ústrednými orgánmi štátnej správy a Stálym zastúpením SR pri EÚ a taktiež s cieľom jednotnej prezentácie pozícií SR na úrovni stálych predstaviteľov, a to vo všetkých úniou sledovaných oblastiach, je prijímaný Štatút Stáleho zastúpenia SR pri EÚ (príloha č. 1). Štatút stáleho zastúpenia vymedzí pôsobnosť a úlohy stáleho zastúpenia, ustanoví zásady jeho činnosti a zásady vnútornej organizácie a vzťahy k ústredným orgánom štátnej správy. 

Dôvodom, ktorý viedol k vypracovaniu Štatútu Stáleho zastúpenia SR pri EÚ je hlavné špecifikum tohto stáleho zastúpenia pri porovnaní s ostatnými zastupiteľskými úradmi, resp. stálymi misiami (diplomatickými misiami SR) spočívajúce v tom, že na ňom pracujú diplomatickí zamestnanci zo všetkých ministerstiev. Z toho vyplýva potreba jednoduchým spôsobom stanoviť základnú štruktúru, hlavné väzby v rámci stáleho zastúpenia a odborné väzby na jednotlivé rezorty a z toho vyplývajúce rozdelenie zodpovednosti za úseky stáleho zastúpenia a ich jednotlivé časti. Cieľom je zabezpečenie integrity a efektívnosti fungovania stáleho zastúpenia, pričom základná štruktúra rozdelenia diplomatických zamestnancov stáleho zastúpenia vychádza zo systému rozhodovacieho procesu EÚ. 

Z postavenia Stáleho zastúpenia SR pri EÚ a nárokov, ktoré budú kladené na jeho činnosť, predovšetkým z hľadiska priamej účasti diplomatických zamestnancov na tvorbe oficiálnych dokumentov EÚ, príprave rozhodnutí EÚ a všetkých legislatívnych dokumentov EÚ, bude potrebné po úspešnom personálnom dobudovaní Misie SR pri ES v priebehu rokov 2000 až 2004 a analyzovaní stavu v 1. štvrťroku 2004 na Misii SR pri ES pokračovať v rokoch 2005- 2007 v ďalšom personálnom posilňovaní stáleho zastúpenia.

A/ 	Súčasné personálne obsadenie a výhľad na úpravu systemizácie Stáleho zastúpenia 	SR pri EÚ v rokoch 2005- 2007 

	Zvyšovanie počtu zamestnancov na Misii SR pri ES v Bruseli sa uskutočňovalo každoročne a systematicky od roku 2000 s cieľom dobudovania misie/stáleho zastúpenia tak, aby počtom, ako aj štruktúrou svojich zamestnancov dokázalo plniť úlohy, ktoré vyplývajú z členstva Slovenska v EÚ (tabuľka – príloha č. 2). Štruktúra misie v roku 2004 v základných rysoch zodpovedá štruktúre bežnej na stálych zastúpeniach ostatných členských štátov EÚ (organizačná schéma – príloha č. 3) a pomer pracovníkov z jednotlivých rezortov taktiež zodpovedá situácii na stálych zastúpeniach iných členských štátov. 

Dá sa predpokladať, že personálne posilňovanie v rokoch 2005- 2007 by malo predstavovať poslednú fázu podstatného početného zvyšovania personálu na stálom zastúpení. Otázka zvyšovania počtu zamestnancov bude v uvedenom období posudzovaná každoročne. 

Nárast úloh, ktoré budú plnené stálym zastúpením, sa premieta i do požiadaviek na zvýšenie počtu administratívneho personálu, resp. vytvorenie nových pozícií diplomatických zamestnancov – pracovne označovaných ako „asistenti“, pôsobiacich na stálom zastúpení v najnižšej diplomatickej hodnosti (atašé), ktorých činnosť by vytvárala lepšie podmienky pre vnútornú činnosť na stálom zastúpení a pre efektívnu činnosť diplomatických zamestnancov jednotlivých rezortov SR.

	Slovensko nemá ambíciu, aby sa veľkosťou svojho stáleho zastúpenia vyrovnalo veľkým členským štátom (napr. Nemecko, Francúzsko, Španielsko, Taliansko), ktorých stále zastúpenia majú v rozsahu od 130 do 240 zamestnancov. Na druhej strane je potrebné predpokladať, že od Slovenska sa bude očakávať zabezpečovanie približne rovnakého rozsahu aktivít ako v prípade členských štátov s porovnateľnou veľkosťou (napr. Dánsko, Fínsko, Írsko), ktorých stále zastúpenia majú počty zamestnancov v rozsahu od 70 do 100. (Počty ďalších vybraných členských štátov: Rakúsko – 99, Portugalsko –104, Švédsko – 108, Holandsko – 105). 

	Podľa súčasnej systemizácie je na Stálom zastúpení SR pri EÚ 64 systemizovaných miest - 44 diplomatických zamestnancov (DZ), 11 administratívno-technických zamestnancov (ATZ) a 9 zmluvných síl. Problematiku európskych záležitostí na stálom zastúpení z pohľadu MO SR zabezpečujú vojenskí predstavitelia SR (5 zamestnancov). Obranné a vojenské otázky súvisiace s členstvom SR v EÚ rieši Sekcia obrany a Úrad vojenského predstaviteľa pri Stálej delegácii SR pri NATO.

Presné zhodnotenie potreby pracovníkov na Stálom zastúpení SR pri EÚ v dlhodobejšom výhľade v súčasnosti ešte nie je možné. V období pozorovateľského štatútu nebola vždy na požadovanej úrovni zabezpečovaná účasť odborníkov (či už odborníkov z ústredia alebo vyslanými diplomatickými zamestnancami) na zasadnutia všetkých pracovných skupín v rámci Rady EÚ. Prípadné ďalšie neobsadzovanie zasadaní pracovných skupín však nie je v nadchádzajúcom období prijateľné. (Pozn.: Rada EÚ - ministerské rady – je hlavným legislatívnym orgánom EÚ. V pracovných skupinách Rady začína príprava rozhodnutí a legislatívnych dokumentov EÚ, ktoré sú do legislatívneho procesu predkladané Európskou komisiou). Štruktúra pracovných skupín Rady EÚ je vytváraná tak, že na niektorých zasadnutiach sa očakáva účasť predstaviteľov z ústredia, na niektorých účasť diplomatických zamestnancov zo stáleho zastúpenia. Stále zastúpenia s vyšším počtom zamestnancov obsadzujú väčšinu pracovných skupín viacerými expertmi - jednak z ústredia, ale aj zo stáleho zastúpenia. Vyšší počet diplomatických zamestnancov na stálom zastúpení však nie je v žiadnom prípade substitúciou účasti expertov z ústredia. Od 1. 5. 2004 má Slovensko, podobne ako všetky ostatné členské štáty k dispozícii osobitné finančné prostriedky určené pre našich odborníkov, ktorí sa budú zúčastňovať rokovaní v Bruseli (tzv. národná obálka, ktorá slúži na pokrývanie nákladov na cestovné). V pozícii členského štátu EÚ je potrebné adekvátnym spôsobom zabezpečovať účasť predstaviteľov rezortov na zasadnutiach príslušných pracovných skupín a výborov. Personálne posilnenie stáleho zastúpenia ďalej skvalitní obsadzovanie rokovaní v pracovných skupinách i zo strany diplomatických zamestnancov.

Predkladaný materiál sa v období po vstupe SR do EÚ venuje otázke ďalšieho personálneho posilnenia Stáleho zastúpenia SR pri EÚ s rámcovým výhľadom na roky 2005- 2007. 

Odporúčanie č. 1: diplomatickí zamestnanci

Z hľadiska vyššie uvedeného je predkladaný rámcový návrh ďalšieho personálneho posilnenia stáleho zastúpenia o odborných diplomatických zamestnancov z: ÚV SR, MZV SR, MV SR, MDPT SR, MPSVR SR, MP SR, MH SR, MŽP SR, MVRR SR, MŠ SR  (pozri – príloha č. 5).

Odporúčanie č. 2: asistenti
(problematika vytvorenia nových pozícií diplomatických zamestnancov na Stálom zastúpení SR pri EÚ – asistenti)

	Diplomatickí zamestnanci stáleho zastúpenia trávia väčšinu pracovného času na zasadaniach v Rade EÚ (pracovné skupiny, výbory, Coreper, príprava ministerských rád). Prehľad počtu Pracovných skupín Rady EÚ, v ktorých rokujú členské štáty na úrovni expertov z ústredia alebo diplomatických zamestnancov stálych zastúpení pri EÚ je uvedený v prílohe č. 5. Čas na pracovisku by mal byť využívaný predovšetkým na informovanie ústredia z priebehu zasadnutí, prípravu podkladov a pozícií k rokovaniam na vyššej úrovni, ako aj nevyhnuté štúdium dokumentov. V súčasnosti však každý diplomat venuje značnú časť svojho pracovného času aj činnostiam týkajúcich sa spracovávania a rozposielania príslušných dokumentov obdržaných zo strany Európskej komisie a Generálneho sekretariátu Rady EÚ na jednotlivé ústredné orgány štátnej správy. Z Generálneho sekretariátu Rady EÚ je na stále zastúpenia členských štátov rozposielaný značne veľký objem materiálov (týždenne rádovo stovky dokumentov). V prípade triedenia a rozposielania dokumentov nejde o „tvorivú“ prácu odborných diplomatických zamestnancov (aj keď časovo veľmi náročnú), ktorá na druhej strane môže byť vykonávaná iba osobou s aspoň minimálnou odbornou znalosťou danej problematiky (v závislosti od obsahu sú dokumenty zasielané expertom na príslušné ústredné orgány štátnej správy). Všetky súčasné členské štáty riešia zabezpečovanie týchto činností „asistentmi“ (z nových členských štátov podobný spôsob už aplikuje aj Česká republika a Maďarsko). Asistenti zhromažďujú informácie z orgánov EÚ, komunikujú ich príslušným expertom v ústredí a pripravujú podklady na zasadnutia pracovných skupín. V prípade potreby sa zúčastňujú zasadnutí pracovných skupín v postavení „note-takerov“, od ktorých sa neočakáva príprava návrhov rámcových pozícií, ani vystúpenie na zasadnutí, ale iba zaznamenanie priebehu rokovaní. Okrem toho vykonávajú vybavovanie operatívnej korešpondencie a ďalšie administratívne činnosti. 

	V prípade „asistentov“ by v praxi išlo o mladých odborných pracovníkov ústredných orgánov štátnej správy, ktorí poznajú (orientačne) problematiku a ovládajú štruktúru príslušného ústredného orgánu štátnej správy (jazyková vybavenosť je samozrejmosťou). Títo zamestnanci by mohli byť vysielaní (v prípade zaradenia do štátnej služby) v diplomatickej hodnosti atašé. Miesto „asistent“ sa navrhuje v rokoch 2005-2007 vytvoriť pre rezortné ministerstvá s najvyšším objemom agendy. 

Z hľadiska vyššie uvedeného je predkladaný rámcový návrh ďalšieho personálneho posilnenia stáleho zastúpenia vytvorením novej pozície zamestnancov – asistenti – a to v prípade rezortov: MF SR, MH SR, MP SR, MŽP SR (pozri – príloha č. 5).

Odporúčanie č. 3: administratívno-technický personál

Diplomati ostatných rezortov si budú „asistentské“ činnosti aj naďalej zabezpečovať sami. Sekretárske práce pre cca 8-10 diplomatov by však boli zabezpečované vyslanou sekretárkou. Oproti súčasnému stavu bude potrebné v rokoch 2005- 2007 vyslanie ďalších sekretárok. 
Úlohy v oblasti ochrany klasifikovaných dokumentov EÚ si vyžadujú vytvorenie nového systemizovaného miesta pre register utajovaných skutočností. Toto miesto sa navrhuje obsadiť odborným pracovníkom Bezpečnostného odboru MZV vyslaného v kategórii ATZ, s prepožičanou diplomatickou hodnosťou (vzhľadom na jeho účasť na vybraných pracovných skupinách Rady EÚ). 
Okrem toho bude potrebné v procese zvyšovania celkových počtov diplomatických zamestnancov na stálom zastúpení zvyšovať i počet ďalšieho administratívno-technického personálu v hospodárskom úseku, napr. účtovníctvo, evidencia majetku, bytová administratíva a pod. 

B/ 	Finančné zabezpečenie personálneho dobudovania Stáleho zastúpenia SR pri EÚ 	v rokoch 2005- 2007 

Personálne dobudovanie Stáleho zastúpenia SR pri EÚ vytvára značný tlak na štátny rozpočet SR. Ročné výdavky na jedného vyslaného diplomatického zamestnanca (mzdy, odvody poisteného, nájomné, náhrady, liečebné a ostatné výdavky) v Bruseli činia cca 3,5 – 4 mil. Sk. 

Nároky na personálne dobudovanie Stáleho zastúpenia SR pri EÚ s vyčíslením súvisiacich finančných prostriedkov si jednotlivé rezorty budú uplatňovať pri tvorbe rozpočtu na roky 2005- 2007. 

Otázka zvyšovania počtu zamestnancov na Stálom zastúpení SR pri EÚ bude v uvedenom období (r. 2005- 2007) posudzovaná v zmysle prílohy č. 5. 

- - -

Pozn.1: Výdavky spojené s pôsobením zástupcov iných rezortov na Misii SR pri ES boli do konca roka 2003 riešené prostredníctvom kapitoly VPS. Tieto boli na rok 2004 premietnuté do rozpočtu kapitoly MZV SR. V súvislosti s implementáciou práva EÚ sa v roku 2003 začala realizácia UV č. 947/2003 – pre rezort MZV SR zvýšenie o 21 zamestnancov, z toho 15 pre Misiu SR pri ES Brusel. Za týchto zamestnancov boli do rozpočtu MZV SR na rok 2004 premietnuté iba výdavky v kategórii 610 – mzdové náklady a v kategórii 620 – odvody poistného. Ostatné výdavky v kategórii 630 – tovary a služby (náklady spojené s vyslaním, nájomné za byty, náhrady  plus ostatné výdavky) nie sú zohľadnené v rozpočte MZV SR na rok 2004. Ich celková výška činí 13,5 mil. Sk.

Pozn. 2: Už v súčasnej dobe pri stave 44 diplomatických zamestnancov vyslaných prostredníctvom MZV, ďalších 5 zamestnancov vyslaných prostredníctvom MO SR, 11 administratívno-technických pracovníkov a 9 zmluvných síl, sa napĺňa kapacita budovy stáleho zastúpenia. Pri realizácii zásadného zvyšovania počtov zamestnancov na stálom zastúpení bude potrebné v roku 2005, resp. 2006 uskutočniť stavebné úpravy na 6. a 7. poschodí, kde sú v súčasnosti umiestnené služobné byty. Prestavbou služobných bytov na kancelárske priestory vzniknú následne ďalšie náklady súvisiace s prenajímaným bytov. 

C/ 	Ďalšie otázky týkajúce sa riadenia a informačných tokov 

a/ predstavení

	Na Stálom zastúpení SR pri EÚ sú vo funkcii predstavených: veľvyslanec (vedúci stáleho zastúpenia a stály predstaviteľ - Coreper 2), zástupca veľvyslanca (stály predstaviteľ na úrovni zástupcov - Coreper 1), predstaviteľ v Politickom a bezpečnostnom výbore (diplomatický zamestnanec v hodnosti veľvyslanca), vedúci oddelení, vedúci administratívy. 

b/ manažment personálnych záležitostí 

	Stále zastúpenie  má jedného vedúceho (veľvyslanec), ktorý je zodpovedný za jeho celkový chod. Zmeny v rozdelení pracovných činností sú uskutočňované systémovo. V prípade zmien pracovných činností bude veľvyslanec tieto otázky konzultovať s vysielajúcim ministerstvom. Zmeny budú realizované po konzultáciách s príslušným ministerstvom. 
Personálne záležitosti diplomatických zamestnancov, vrátane hodnotení zamestnancov, čerpania dovoleniek a pod., konzultuje vedúci stáleho zastúpenia s príslušnými ministerstvami a ostatnými ústrednými orgánmi štátnej správy.

c/ informačné  toky 

	Základom pre informačné toky medzi SR a EÚ je zasielanie materiálov podľa ich odborného zamerania zo stáleho zastúpenia na jednotlivé zodpovedné ministerstvá a ostatné ústredné orgány štátnej správy. Vzhľadom na koordinačnú úlohu MZV SR smerom k stálemu zastúpeniu sú informácie zo stáleho zastúpenia vždy zasielané aj na MZV SR, a to sekciu pre európske záležitosti, resp. ďalšie odborne príslušné sekcie a odbory. 

	V prípade prierezových záležitosti týkajúcich sa horizontálnych nariadení, smerníc, rozhodnutí a pod., tieto sú zo stáleho zastúpenia zasielané na všetky ústredné orgány štátnej správy, ktorých sa daná problematika dotýka. 

	Oficiálnu korešpondenciu medzi stálym zastúpením a ministerstvami a ostatnými ústrednými orgánmi štátnej schvaľuje veľvyslanec, vedúci stáleho zastúpenia. 

	Výnimku môžu predstavovať odborné informačné dokumenty týkajúce sa rokovaní na úrovni pracovných skupín Rady EÚ. Pre urýchlenie zasielania odborných materiálov z rokovaní pracovných skupín Rady EÚ, budú tieto schvaľované vedúcimi oddelení, resp. poverenými zamestnancami. Veľvyslancovi sú všetky oficiálne informácie zasielané do ústredia predkladané na vedomie. 

	Odborné dokumenty týkajúce sa rokovaní Výboru stálych predstaviteľov EÚ sú schvaľované pri zasielaní do ústredia nasledovne. Materiály týkajúce sa rokovaní stálych predstaviteľov na úrovni veľvyslancov (Coreper 2) schvaľuje veľvyslanec, materiály týkajúce sa rokovaní stálych predstaviteľov na úrovni zástupcov (Coreper 1) schvaľuje zástupca veľvyslanca. Veľvyslancovi sú všetky oficiálne informácie zasielané do ústredia predkladané na vedomie. 

	Korešpondencia sa uskutočňuje prioritne využívaním satelitného spojenia prostredníctvom MZV SR, resp. v prípade potreby priamo a taktiež prostredníctvom e-mailovej komunikácie cez vládnu internetovú sieť. 

Záver:

Úpravou systemizácie Stáleho zastúpenia SR pri EÚ a posilnením jeho administratívnych kapacít v rokoch 2005- 2007 podľa predloženého rámcového návrhu bude stále zastúpenie na základe v súčasnej dobe možných analýz dobre pripravené plniť náročné úlohy vyplývajúce z plnoprávneho členstva SR v EÚ. Posudzovanie systemizácie stáleho zastúpenia bude uskutočnené každoročne. 

Pozn.: V súvislosti s členstvom SR v EÚ je potrebné mať na zreteli otázku počtu zamestnancov v oblasti európskych záležitostí i v ústredí. Zvýšený objem úloh súvisiaci s členstvom v únii, ich náročnosť predovšetkým pri riešení záväzných úloh EÚ, vyplývajúcich pre členské štáty sa samozrejme neprejaví len na Stálom zastúpení SR pri EÚ, ale rovnako bude mať dosah na odborné kapacity v ústredí. Na všetkých ústredných orgánoch štátnej správy sa prejavia zvýšené nároky na prípravu nového typu dokumentov legislatívneho charakteru, týkajúce sa predovšetkým procesu schvaľovania nariadení, smerníc a rozhodnutí EÚ a zabezpečenia ich následnej implementácie v národných podmienkach. 

Prílohy:
Príloha č. 1: 	Štatút Stáleho zastúpenia Slovenskej republiky pri Európskej únii
Príloha č. 2:	Počty zamestnancov Misie SR pri ES v Bruseli (personálne posilňovanie v rokoch 2000- 2004)
Príloha č. 3: 	Organizačná schéma Stáleho zastúpenia SR pri EÚ 
Príloha č. 4:      Prehľad počtu pracovných skupín a výborov Rady EÚ
Príloha č. 5: 	Rámcový plán zvýšenia systemizácie Stáleho zastúpenia SR pri EÚ v rokoch 
2005- 2007