Príloha č. 1

Dotazník určený vedúcim organizácií

 Jeho cieľom je zistiť:
•	existenciu „predbežnej kontroly“ v procesoch preverovania a realizácie verejných výdavkov a prostriedkov Európskych spoločenstiev,
•	jednotlivé kategórie interných pracovníkov, ktorí sú v rámci organizácie zodpovední za kontrolu,
•	používanú dokumentáciu, metodiku a nástroje (využívanie informatiky, tabuliek) pri uskutočňovaní predbežných kontrol.

I. Etapa: kontrola dokumentácie „vyhlásenie verejnej súťaže“ pri uskutočňovaní kontrolnej úlohy alebo akcie

V prvej etape je predmetom kontroly:

1.1. Kontrola majetku na základe žiadosti
		áno	nie
•	kto ju  uskutočňuje?
-	interný pracovník organizácie
-	externý pracovník  organizácie
akej? ....................................
•	na základe akých vopred určených kritérií?
	áno	nie
	akých? ..................................

	Pri sprostredkovateľských orgánoch je potrebné upresniť výberové kritériá organizácie:

Ako sa uskutočnenie tejto kontroly preukazuje?

1.2.	Hodnotenie projektových výdavkov, akcie alebo obstarania majetku

Kto a akým spôsobom zostavuje predpokladané výdavky na projekt, akciu alebo obstaranie majetku?	
..........................................................................

..........................................................................

*/ pripojiť vzor

Kto kontroluje plánované výdavky na financovanie z verejných zdrojov?
Podľa vopred zostavených metodík	áno	nie
	Akých? ............................................................

Ako sa uskutočnenie tejto kontroly preukazuje?

Podpisová značka alebo spoločné	znalecký posudok*	iné*	
podpísanie existujúceho vzorového
dokumentu *

1.3.  Zdroje financovania

Kto kontroluje rovnováhu finančného plánu (preskúmanie skutočného stavu predpokladaných výdavkov a očakávaných zdrojov)?

..................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Kto kontroluje, či je finančný plán projektu, akcie alebo obstarania majetku zrealizovateľný a zostavený v súlade s rozpočtovým alebo finančným záväzkom voči verejným zdrojom?

..................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Táto kontrola je zameraná na:	áno	nie
-	finančné zdroje (štátne a cudzie) a ich súlad s plánom (a ich rozpočtovým zaradením)
-	mieru spolufinancovania
-	súhrn dotácií
-	časový plán uvoľnenia zdrojov (s plánovanými obdobiami uskutočnenia výdavkov)

Ako sa uskutočnenie tejto kontroly preukazuje?

Podpisová značka alebo spoločné	znalecký	iné*
podpísanie existujúceho vzorového	posudok *	(upresniť)
dokumentu *

1.4. Potreby viacročného financovania

Kto odhaduje finančný dopad na niekoľko rokov vopred pri niektorých projektoch, akciách alebo obstarávaní majetku?

Pomocou akej metodiky?

Vedie sa v rámci organizácie predpokladané účtovníctvo o finančných potrebách na niekoľko rokov vopred?
	áno	nie	

Kto ho vedie?
Akým spôsobom?

° využívaním informatiky
° tabuľky
° iné (upresniť)

1.5. Vyhodnotenie finančných dopadov uskutočnenia projektu alebo akcie

Kto posudzuje projekt pred realizáciou a po realizácii ?

Podľa akých kritérií?

Podľa akej metodiky?

1.6. Dodržiavanie postupov a pravidiel

Kto v rámci organizácie kontroluje dodržiavanie postupov a predpisov týkajúcich sa kategórií výdavkov

Právne oddelenie	áno	nie
Finančné oddelenie	áno	nie
Iné odborné oddelenie (útvar)	áno	nie

Podľa akej predbežnej metodiky alebo existujúcich vzorov?

Aké sú to?

Ako sa uskutočnenie tejto kontroly preukazuje?

Podpisová značka alebo spoločné	znalecký	iné *
podpísanie existujúceho vzorového	posudok *	(upresniť)
dokumentu *

1.7. Konflikt záujmov

Existujú pravidlá správania sa alebo predpisy (napríklad rozdelenie funkcií), ktorých cieľom je vyhnúť sa potenciálnym situáciám súvisiacim s konfliktom osobných záujmov (napríklad aj vyjde najavo, že úradník s rozhodovacou právomocou je osobne zainteresovaný v spoločnosti, ktorá sa prihlásila do verejnej súťaže) v rámci výkonu funkcie finančníka?
	áno	nie

Majú pracovníci organizácie k dispozícii všeobecný písomný predpis, manuál, alebo sprievodcu k predpisu (pripojiť kópiu vzoru, ak existuje), ktoré ich upozorňujú na rizikové oblasti kontroly pri skúmaní dokumentácie „vyhlásenie verejnej súťaže“?
	áno	nie

Je táto dokumentácia pravidelne aktualizovaná?
	
	áno	nie
Dátum poslednej aktualizácie: .....................................

II. Etapa: kontrola náležitostí návrhu zmluvy pred podpisom

2.1. Návrh zmluvy vypracoval

Rozpočtová organizácia	áno	nie

Poskytovateľ služby	áno	nie

Dodávateľ	áno	nie

2.1. Ak ho vypracovala rozpočtová organizácia

Ktorý pracovník útvaru?

Podľa akých vopred existujúcich vzorových zmlúv? (pripojiť kópiu vzoru)

So vzorovými článkami zmluvy?	áno	nie

Bol návrh prediskutovaný s ostatnými útvarmi?
	áno	nie

Ak áno, s ktorými?

.................................................

.................................................

.................................................

2.2. Aké typy kontroly sa vykonávajú?

Kontrola úplnosti dokumentov priložených alebo pripojených k návrhu zmluvy
	áno	nie
kto vykonáva kontrolu?

Kontrola finančných prostriedkov
	áno	nie
kto vykonáva kontrolu?

Kontrola z právneho hľadiska
	áno	nie
kto vykonáva kontrolu?

Kontrola dodržiavania postupov (obzvlášť pri verejnom obstarávaní)
	áno	nie
kto vykonáva kontrolu?

Kontrola logickej súvislosti všetkých zmluvných zložiek
	áno	nie
kto vykonáva kontrolu?

Iné kontroly (upresniť)
	áno	nie
kto vykonáva kontrolu?

2.3. Podľa akých metodík

existuje	
sprievodca postupov?	áno	nie

je táto dokumentácia pravidelne aktualizovaná?
	áno	nie

2.4. Ako sa uskutočnenie tejto kontroly preukazuje?

Podpisová značka alebo spoločné 	odborný	iné
Podpísanie existujúceho vzorového dokumentu	posudok	(upresniť)

III. Etapa: kontrola uskutočnenej služby

Uskutočnenou službou rozumieme preukázanie:
-  fyzickej realizácie v súlade so zmluvou v rozsahu, v akom bola zmluva schválená a v akom na ňu bola zadaná verejná objednávka;
-	uskutočnené platby: originál uhradených faktúr, bankové prevody a ostatné doklady.

3.1. Robí sa kontrola uskutočnenej služby pri všetkých dokumentoch?
	áno	nie
Kto kontroluje odborné aspekty:

Na základe akého dokladu?

Podpisová značka alebo spoločné	znalecký	iné
podpísanie existujúceho vzorového dokumentu	posudok	(upresniť)

3.2. Kontrola uskutočnenej služby sa uskutočňuje formou

Kontroly na mieste, ak ide napr. o investíciu?	áno	nie

Ak áno, podľa akých kritérií?

Akým spôsobom

3.3. Ako sa preukazuje uskutočnenie kontroly na mieste?

Pri odborných aspektoch
-	vzorové Osvedčenie o uskutočnenej službe
-	písomná správa
-	zápisnica o návšteve miesta
-	iné (upresniť)
Pri finančných aspektoch
-	vzorové Osvedčenie o uskutočnenej službe
-	písomná správa
-	zápisnica o návšteve miesta
-	iné (upresniť).

IV. Etapa: kontrola pred platbou

4.1. Kto zabezpečuje túto kontrolu?

hlavný účtovník	áno	nie

iný pracovník (pracovníci)	áno	nie
meno pracovníka (pracovníkov)

4.2. Kontroly sú zamerané hlavne na

-	akreditáciu príkazcu (overenie, či je riadiaci odbor spôsobilý uskutočniť uvedený výdavok)
		áno	nie
-	určenie výdavku (označenie zodpovedného účtovníka)
		áno	nie
-	rozpočtové zaradenie	áno	nie
-	skutočný zostatok peňažných prostriedkov - suma
-	platnosť pohľadávky (potvrdenie o uskutočnenej službe a zúčtovanie výdavku)
	áno	nie
-  	dodržiavanie platných predpisov	áno	nie

4.3. Na základe nasledovných dokladov

-	príkaz na úhradu
-	faktúra alebo faktúry

4.4. Ako sa uskutočnenie tejto kontroly preukazuje?

-	schválenie výdavkového dokladu (schválené na úhradu)
-	schválenie predložených dokladov na základe príkazu.

4.5. Kontrola pred platbou sa zameriava na

- 	predloženie dokladov	áno	nie
- 	existenciu zoznamu dokladov	áno	nie
- 	súvzťažnosť týchto dokladov	áno	nie
-	 obsah týchto dokladov

										

Príloha č. 2

KONTROLA   USKUTOČNENEJ   SLUŽBY
( pripojiť k osvedčeniu o platbe)

Program:                                                                 Os/Smerovanie:
Opatrenie:                                                                Akcia:
Predstaviteľ (meno):
Označenie operácie:

Číslo spisu:                              Dátum technickej komisie programovania:

Čiastka oprávnených výdavkov:                                 EUR              bez DPH        s DPH

Komunitárna programová dotácia:             Čiastka:             EUR         Úrok/Sadzba:         %  

Po preskúmaní technických a finančných aspektov (dole uvedených) tohto spisu:

  len na dokladoch         na dokladoch a na mieste        na základe dokladu o technickej                                     
                                                                                                previerke

•	navrhuje:  - v rámci priebežnej platby 		 
-	v rámci záverečnej platby 	 

•	zníženie poskytnutého príspevku .............................. EUR (pre príčiny/z dôvodu)
•	vyplatenie sumy ............................                              EUR, vzhľadom na reálny stav uskutočnenej služby 
•	vydanie dokladu o prijatí čiastky .......................... EUR (pre príčiny/z dôvodu)

•	a/alebo navrhuje, inak:       druhý stupeň kontroly
                                             komunikácia nezrovnalostí
                                             iné pokračovanie (súdne, atď.)

       Z nasledovných dôvodov:

Meno a funkcia kontrolóra: .......................................    Vykonané v ................. dňa...............

   
                                                                                                      Podpis kontrolóra

Schválenie za oddelenie kontroly

Schválenie zodpovedným z „Oddelenia Európa“
OSVEDČENIE   O USKUTOČNENEJ   SLUŽBE

Dolupodpísaný ........................................ vykonávajúci funkciu  ......................potvrdzujem uskutočnenie služby na základe overenia uskutočnenej služby.

Vykonané v ............................................ dňa ...........................................

Podpis príkazcu/zadávateľa

A – TECHNICKÁ  KONTROLA  SPISU

•	Efektívnosť uskutočnenej služby

- Kontrola na mieste
V prípade kontroly na mieste, vykonanej technickým odborným oddelením štátu alebo oddelením overovania, musí byť vyplnený doklad o technickej kontrole, ktorý tvorí prílohu tohto osvedčenia.

      - kontrola len na dokladoch                                         áno        nie
        Zodpovedajú realizované výdavky výdavkom
        uvedeným v zmluve ?                                                áno        nie
        Ak nie, udajte dôvod:

•	Overené doplňujúce dokumenty

- účtovné dokumenty (na upresnenie):                        áno         nie
 - konečná správa o vykonaní (nevyhnutná
        pri záverečnej platbe)                                                áno         nie
      - verejné obstarávanie (kontrolný doklad 
         o zákonnosti)                                                            áno         nie       bezpredmetné/
                                                                                                                                bez významu   
             - potvrdenie o prijatí (nevyhnutný       
                pre záverečnú platbu )                                       áno         nie         
         plánované:                                 zrealizované:     
      - iné dokumenty (na upresnenie)                                 áno         nie    

•	Dodržiavanie pravidiel ES

- zverejnenie pomoci z ES		                    áno        nie       bezpredmetné   
     - staveniskový panel                                               áno         nie       bezpredmetné   
     - pamätná tabuľa                                                     áno         nie       bezpredmetné   
     - logá na komunikačných dokumentoch                 áno         nie       bezpredmetné   
      - oznam v novinových článkoch                             áno         nie       bezpredmetné    
      - iné (na upresnenie)                                               áno         nie       bezpredmetné   
- týkajúce sa verejného obstarávania                            áno         nie       bezpredmetné   
      - dodržanie začiatku zverejnenia                            áno         nie    
      - rešpektovanie termínu reklamy                            áno         nie     

•	prípadný komentár týkajúci sa technickej kontroly spisu

B – FINANČNÁ   KONTROLA   SPISU

1.	Existencia preukázateľných dokladov

•	Príjmové doklady

- osvedčený stav verejných a súkromných príspevkov   
   konečnému prijímateľovi  audítorom účtov alebo   
   účtovným znalcom pri investoroch zo súkromnej   
   sféry alebo účtovníkom z verejnej správy pri    
   investoroch  verejnej sféry                                         áno         nie     
- kópia bankových výpisov ak chýba certifikovaný   
   prehľad                                                                       áno         nie       bezpredmetné    

•	Výdavkové doklady

- prehľad výdavkov osvedčený audítorom alebo   
   účtovným znalcom/expertom pri investoroch   
   zo súkromnej sféry alebo účtovníkom verejnej   
   správy pri investoroch z verejnej správy                   áno         nie   
- kópie uhradených faktúr potvrdených dodávateľom  áno         nie    
- faktúry neuhradené                                                     áno         nie  
- kópia bankových výpisov, ak chýba certifikovaný   
   prehľad a/alebo uhradené faktúry                              áno         nie       bezpredmetné    
-	osvedčenia výdavkov:  
 pre výdavky s percentuálnym podielom                       áno         nie       bezpredmetné   

2. Čiastka oprávnených výdavkov

•	Dátum oprávnenosti výdavkov:

•	Konečný prijímateľ  je v:				  zóne          zóne          zóne zmiešanej   
                                                                                 nominálnej   prechodnej   (nominálnej a    
                                                                                                                              prechodnej)   
Ak sa prijímatelia pomoci nenachádzajú v žiadnej z troch situácií, uveďte komentár:    

•	Čiastka výdavkov certifikovaná konečným prijímateľom: .......................................EUR      

Čiastka oprávnených výdavkov podľa rozhodnutia o pridelení príspevky (vrátane zmluvne stanovených termínov): ................................ EUR  

V prípade rozdielu komentár:

•	Sú výdavky bez DPH    alebo vrátane všetkých daní/DPH    ?   

•	Sú kľúče k rozdeleniu výdavkov 
s percentuálnym podielom preukázané   
(fixné a nepriame náklady, ktoré konečný prijímateľ
priradí k činnosti) ?     	                                    áno         nie       bezpredmetné

Ak nie, komentár:     

•	Sú jednotkové ceny akceptovateľné  
      pri službách rovnakého charakteru ?                           áno         nie       bezpredmetné   

 Ak nie, komentár:                        

•	Čiastka zadržaných oprávnených výdavkov: .................................... EUR

2.	Overenie výpočtu likvidácie   

- čiastka vyplatených spolufinancovaných príspevkov   .................	EUR
-	čiastka celkových plánovaných výdavkov     ......................EUR    bez DPH      s DPH
-	čiastka celkových oprávnených výdavkov, 
    ktoré boli skutočne realizované                      ......................EUR   bez DPH      s DPH   
    z toho .................... % z plánovanej čiastky     
- už vyplatený príspevok (príkaz z .......) .                ......................EUR   
- Príspevok na vyplatenie                                       ......................EUR   

•	Pripomienky k finančnej kontrole projektovej dokumentácie spisu:

DOKLAD   O   TECHNICKEJ   KONTROLE

Program:                                                         Os/smerovanie:
Opatrenie:                                                        Akcia:
Investor (meno a adresa):

Názov operácie:

Číslo spisu:                    Dátum technického výboru pre plánovanie:

Čiastka oprávnených výdavkov:                          EUR               bez DPH       s DPH  

Plánovaný príspevok z ES:               Čiastka:                         EUR             Úrok/Sadzba:         %

Oddelenie a meno pracovníka, ktorý vykonal kontrolu na mieste:

Dátum kontroly na mieste:   

Meno a funkcia zástupcu konečného prijímateľa, s ktorým ste sa kontaktovali:

•	Zodpovedajú zrealizované výdavky výdavkom stanoveným v zmluve ?
         áno                          nie
 
       Ak nie, prečo:  

•	Zodpovedajú zrealizované výdavky preukázaným výdavkovým dokladom predloženým konečným prijímateľom ?
          áno                          nie

       Ak nie, prečo:

•	Sú jednotkové náklady prijateľné v rámci služieb rovnakého druhu ?
          áno                          nie                           bezpredmetné

       Ak nie, prečo:

•	Sú dodržané pravidlá zverejňovania ?
           áno                          nie                           bezpredmetné

      Ak nie, prečo:

Dolu podpísaný ........................................ vo funkcii ..................................................................
		 overujem odbornú/technickú prijateľnosť vyššie uvedeného    
                            spisu/projektovej dokumentácie   
         alebo:       navrhujem druhostupňovú kontrolu z nasledovných dôvodov:

V ................................ dňa                                        Podpis

Príloha č. 3

Sprievodný doklad o overení a platbe

Program: .................................................................................................................................
Č. registrácie: ..........................................................................................................................
Pracovník zodpovedný za operáciu:
.................................................................................................................................................
Operácia: .................................................................................................................................
Oddelenie kontroly: .................................................................................................................
Kontrola	- priebežná
-	    - následná

	Hĺbková kontrola	Kontrola vykonanej služby	
Účtovná a finančná kontrola			
Overovanie výdavkov:			
•	zaplatené faktúry, t.j. uznané ako zaplatené veriteľom (faktúry musia byť uhradené po termíne schválenia programu a pred dátumom ukončenia operácie, ktorý je stanovený v dokumentácii)
Poznámka::
→ rekapitulácia výdavkov alebo certifikát vystavený zodpovedným pracovníkom za operáciu, ktorý nie je zamestnancom štátu, nemôžu byť považované za potvrdzujúci doklad,
→  kópie dokladov musia byť úradne overené a mať hodnotu originálu,
→  v prípade, že odhad výdavkov bol vykonaný formou hraničnej hodnoty, musí byť vykonané overenie rešpektovania pôvodnej hraničnej hodnoty a identita aktérov.			
•	Súlad kontrolovaných výdavkov s predpokladom v schválenom projekte			
•	Spôsob schváleného výpočtu: bez DPH / s DPH			
•	Výdavky konečného prijímateľa alebo prijímateľov príspevku (ov), ktoré boli presunuté na  tretí (ie) subjekt (y)			
Zhodnotenie príjmov:			
•	Zrealizované príjmy príspevkov od spolufinancovateľov (sumy, číslo platobných príkazov, dátumy, ...)			
•	Existencia vlastných príjmov			
Ostatné kontroly:			
•	Súlad výdavkov a príjmov vo vzťahu k plánovanému programu financovania			
•	Existencia samostatného analytického účtovníctva alebo adekvátnej účtovnej kodifikácie pre všetky transakcie dotýkajúce sa projektu			
•	Uchovávanie účtovných dokladov prijímateľom pomoci			
Technická kontrola			
Uskutočnenie a súlad fakturovaných služieb:			
•	Uskutočnenie investícií, štúdie, ... financovania (zápis o realizácii, správy o vykonaní štúdií, ...)			
•	Súlad realizácie s:
→ projektom popísaným v žiadosti o poskytnutie príspevku,
→ dokladmi o predkladaných výdavkoch,
→ druhom a rozmermi celkovo odhadovaných prác (kontrola súvislostí),
→ kvalitou materiálov
→ lokalizáciou a účelom investícií			
•	Overovanie kľúčov rozdelenia kótovaných výdavkov s príslušnými dokladmi			
Porovnanie pôvodných fyzických ukazovateľov			
Kontrola napredovania vo vzťahu k predpokladom – analýza prípadných omeškaní v oblasti termínov realizácie vzhľadom na:
→ termín realizácie programu,
→ termín rozhodnutia o poskytnutí príspevku,
→ harmonogram predpokladanej realizácie			
Vytvorené a / alebo zachované zamestnanecké miesta			
Rešpektovanie európskeho a národného právneho rámca
→ verejné obstarávanie,
→ životné prostredie,
→ reklama			
Kontrola na mieste			
•	Skutočná realizácia akcií v súlade s financovaným projektom tak vo svojej fyzickej integrite, ako aj v oblasti financovania. V prípade sprostredkovateľských organizácií, kontrola prevádzkovaného sídla taktiež u konečných prijímateľov (výberom, ak sa jedná o vysoký počet)			
•	Osvedčenie musí obsahovať
→ dátum kontroly na mieste,
→ meno osoby (osôb), s ktorou (ými) bolo rokované,
→ detailná analýza investícií zrealizovaných na mieste a figurujúcich v dokladoch, porovnaná detailne s programovanými príspevkami			
Závery kontrolóra			
•	Zistené problémy			
•	Návrh na pokračovanie v oblasti
→ platby poskytnutého príspevku,
→ zníženia poskytnutého príspevku,
→ žiadaných doplnkových expertíz,
→ dokumentácie navrhovanej na následnú druhostupňovú kontrolu			

	Príloha č. 4

Model hodnotenia rizika

	Jednotka finančnej kontroly (ERDF FCU) je zodpovedná za audit opatrení spolufinancovaných projektov Fondom pre európsky regionálny rozvoj (ERDF) a Kohéznym fondom.  Operácie, ktoré spolufinancuje ERDF, sú všeobecne zaraďované do viacročných Operačných programov, ktoré sa zameriavajú na rôzne témy (napr.: produkčný sektor) alebo regióny (napr.: hranice, stredný a západný región).

	Programy sú zaradené do podprogramov, ktoré sú neskôr rozdelené do opatrení a podopatrení.  Na úrovni opatrení alebo podopatrení sa určujú organizácie, ktoré budú implementovať operácie alebo zabezpečovať ich implementáciu prostredníctvom orgánov poskytujúcich pomoc (súkromných alebo verejných).  Implementačné orgány verejného sektora sa budú často zúčastňovať na množstve jednotlivých projektov, ktoré budú vykonávať v rámci orgánu alebo orgánmi poskytujúcimi pomoc.

	Hodnotenie rizika, ktoré vykonáva ERDF FCU, všeobecne pozostáva z troch odlišných etáp:
•	Etapa 1: pre každý operačný program vybrať vysoko rizikové opatrenia pre kontrolu;
•	Etapa 2: pre každé opatrenie, ktoré bolo vybrané v etape 1, vybrať organizáciu (e), v ktorej sa bude vykonávať kontrola;
•	Etapa 3: pre každú organizáciu, ktorá bola vybraná v etape 2, vybrať projekt, v ktorom sa bude vykonávať kontrola.

	Diagram demonštruje proces hodnotenia rizika, ktorý vyberá opatrenie 1, organizáciu A a projekt Z.

Diagram:  Etapy hodnotenia rizika

Operačný program

Opatrenie 2

Opatrenie 3

Opatrenie 1

Opatrenie 1

Organizácia A

Organizácia C

Organizácia B

Organizácia A

Projekt X

Projekt Y

Projekt Z

Etapa 1 – výber opatrenia (1)

Etapa 2 – výber organizácie (A)

Etapa 3 – výber projektu (Z)

Rizikové faktory pre každú etapu

	ERDF FCU identifikovalo navrhnuté rizikové faktory, ktoré sa môžu využiť v každej etape.  Zoznam nemusí byť vyčerpávajúci - pokiaľ možno kontrolóri by sa mali pokúsiť identifikovať rizikové faktory, ktoré sú primerané operačnému prostrediu, hlavne na projektovej úrovni.  Rizikové faktory, ktoré sa použili v etape 1, nemôžu byť aplikované pre iné etapy, napr.: zložitosť nariadení je príslušným rizikovým faktorom pri výbere opatrenia, lebo od každého opatrenia sa môžu očakávať rozdielne pravidlá na základe rozličného podnikateľského prostredia.  Napriek tomu, pri výbere organizácie, ktorá predstavuje najvyššie riziko, zložitosť nariadení už nie je výberovým faktorom. Pri každej hodnotenej organizácii by sa mali aplikovať rovnaké pravidlá, resp. pre kritické faktory, ktoré udávajú rovnaký výsledok pre každú potenciálnu možnosť, by mala byť kriticky preskúmaná ich významnosť.

	Kým funkcia kontroly v riadiacom orgáne by vychádzala z využívania troch etáp – kontrolór u konečného prijímateľa  môže využívať iba etapu 3 (v prípade, že nemá možnosti opatrení alebo organizácie, len projekty).

Model rizika – bodovanie

Výsledky rizikového faktora

	V tabuľke 1 je načrtnutá metodika bodovania rizikových faktorov, v tomto prípade pre etapu 1 – výber opatrenia.  Každý rizikový faktor je rozdelený do bodov v rozpätí 1 (nízky stupeň rizika) až 5 (vysoký stupeň rizika).  Tabuľka by mala byť zopakovaná pre každé opatrenie za predpokladu, že výsledky je možné porovnať.  Proces bodovania je kvalitatívne hodnotenie, ktoré závisí od kvalifikácie a skúseností kontrolóra a od úrovne informácií, ktoré sú dostupné v čase výberu.  Navrhovaný postup možnosti aplikácie bodovania sa nachádza v prílohe 2.

Závažnosť

	Model v tabuľke 1 predpokladá, že niektoré rizikové faktory môžu mať väčší dopad na celkové riziko ako iné (napr.: v príklade, výskyt predošlých nezrovnalostí/chýb je ohodnotený faktorom tri, aby poukázal na zvýšenú dôležitosť pri výbere opatrení).  Chceme pripomenúť, že predstavené hodnotiace faktory nie sú konečné – mali by byť rozhodnuté podľa odkazu na posudok kontrolórov, ktorí vykonávajú hodnotenie rizika.

Celkový výsledok

	V tomto príklade je celkový výsledok (A) 24.  Toto číslo je vyjadrené v percentách (B) vydelením výsledku A maximálne možným výsledkom (ak by každý faktor dostal maximálne skóre – 60). Výsledok je 24/60 alebo 40%.  Treba pripomenúť, že percento samostatne nemá žiadny číselný význam – je použiteľné len pri porovnávaní s rovnocennými výsledkami pre iné opatrenia.

Peňažná hodnota prispôsobená riziku (RAMV)

	Treba podotknúť, že v príklade až doteraz nebola braná do úvahy materiálnosť, resp. hodnota výdavkov predstavená pre každé opatrenie.  Tým, že tento faktor je pravdepodobne najdôležitejším rizikovým elementom z hľadiska potenciálnych strát kvôli chybe alebo nezrovnalosti, model hodnotenia rizika berie do úvahy hlavne túto hodnotu.  Percentuálny výsledok (B) je vynásobený peňažnou hodnotou opatrenia (C), v tomto prípade €20m, a dáva nám Peňažnú hodnotu prispôsobenú riziku (RAMV) €8m (40% x €20m).

	Ak sa postup opakuje pre každé opatrenie, tak opatrenie s najvyššou hodnotou RAMV by malo byť prioritou pre audit.

	Nemôžeme stanoviť konečné doporučenie, ktorý rizikový faktor má najväčší význam – vždy budú existovať malé rozdiely v posúdení rozdielnych jednotlivcov.  Napriek tomu je dôležité, aby rovnaký kontrolór vykonal proces bodovania pre každú potencionálnu možnosť opatrenia/organizácie/projektu, aby sa predišlo rozporu v hodnotení potenciálnych možností vzoriek, resp. že výsledok výberu je takmer zhodný pre akéhokoľvek kompetentného a skúseného kontrolóra, ktorý vykonáva úlohu.

Ostatné kritériá výberu

	Nariadenie EC 438/2001 vyžaduje spolu s analýzou rizika, aby výber vzorky pre kontrolu bral do úvahy:
•	Potrebu kontrolovať vhodný mix typov a veľkostí operácií;
•	Hlavné sprostredkovateľské orgány a koneční užívatelia sú skontrolovaní aspoň raz pred ukončením pomoci.

	Preto by analýza rizika nemala byť výhradným základom pre plánovanie kontroly.  Napriek tomu sa z praktického hľadiska doporučuje, aby boli horeuvedené úvahy zasielané nie ročne, ale počas života programu, resp. zaistiť, že záber kontroly dostatočne splní tieto požiadavky s dôrazom na zistené vysoko-rizikové oblasti.

Výber rizikových faktorov

	Tým, že tento model bol  prvýkrát vyvinutý vo februári 1999 ERDF FCU, zo skúseností doporučujeme, aby sa počet rizikových faktorov, ktoré berieme do úvahy, zúžil na päť alebo šesť príslušných faktorov.  V prvom rade použitie desiatich a viac faktorov má sklon oslabiť efekt špecifických faktorov hlavne v prípade, keď nie je použitý princíp závažnosti.  V druhom rade je snaha zahrnúť nevhodné faktory, ktoré často prinášajú rovnaké bodovanie pre každú možnosť a potom neskôr oslabujú efekt kriticky rozlišovaných faktorov.

Hodnotenie rizika Kohézneho fondu

	Na spolufinancovanie Kohéznym fondom sa vzťahujú rovnaké princípy analýzy rizika.  Napriek tomu je potrebné pripomenúť niekoľko bodov.  V prvom rade, pomoc Kohézneho fondu je založená na projekte (nie programe), preto nie je potrebná etapa 1 hodnotenia rizika.  V druhom rade, projekty kohézneho fondu majú zväčša vysokú peňažnú hodnotu a obsahujú komplex iniciatív rozvoja infraštruktúry.  V treťom rade má Kohézny fond na roky 2000/06 limit sedem projektov.

	Na základe týchto faktov je vhodnejší rozsah kontroly počas životného cyklu financovania.  Preto hodnotenia rizika bude uprednostňovať načasovanie kontrol projektov. 

	Príloha č. 5

Kľúč k bodovaniu rizikových faktorov

Rizikový faktor	Nízke riziko	Stredné	Vysoké riziko	
Etapa 1: Výber opatrenia

Komplexnosť nariadení / operácií

Kaskádové stupne

Proporcia podpory štrukturálneho fondu

Typ konečného prijímateľa  

Predtým nahlásené chyby / nezrovnalosti 

Predchádzajúca kontrola opatrenia	

Nariadenia sú ľahko pochopiteľné a vysvetliteľné / ľahká schéma príspevku

Plochá kaskádová štruktúra – riadiaci orgán platí konečnému prijímateľovi

Opatrenie je spolufinancované na úrovni menej ako 20% oprávnených výdavkov

Verejný orgán; zabehnutá firma; dobrá podnikateľská  povesť

Žiadne predchádzajúce nahlásené chyby / nezrovnalosti

Kontroly vykonávané pravidelne / momentálne		

Komplex nariadení je ťažko vysvetliteľný / komplikované operácie obsahujúce veľa faktorov

Štyri a viac úrovní od riadiaceho orgánu ku konečnému prijímateľovi

Opatrenie je spolufinancované na úrovni 75% oprávnených výdavkov

Súkromná firma, novovytvorená, existujúca povesť

Predchádzajúce nahlásené chyby / nezrovnalosti materiálnej povahy

Neexistuje predchádzajúca kontrola alebo nezávislá kontrola	
Etapa 2: Výber organizácie

Dokumentované procedúry (manuály, postupový diagram, organizačná schéma)

Právomoc personálu (kvalifikácia a tréning)

Mobilita zamestnancov (profesionálnych, dočasných, novovymenovaných)

Pracovný tlak (nedostatočný počet, vysoký objem transakcií, nesplnené úlohy)

Predošle nahlásené chyby / nezrovnalosti v organizácii

Organizácia – novovytvorená / zabehnutá; verejná / súkromná	

Dobrá dokumentácia procedúr a zodpovedností

Kvalifikovaný personál, trénovaný na implementáciu kontrolných systémov

Skúsený personál oboznámený s kontrolnými systémami

Dobre naplánovaný prístup k riadeniu projektov / schém

Žiadne predchádzajúce nahlásené chyby / nezrovnalosti

Dobre vytvorená organizácia; verejný orgán s efektívnou kontrolou		

Bez dokumentácie procedúr, nejasné zodpovednosti personálu

Nekvalifikovaný personál, nedostatky v základných zručnostiach a schopnostiach

Dočasný alebo novovymenovaný personál neoboznámený s kontrolami

Meškanie v projektovom procese / v prihláške dotácie, platbách a miestnych kontrolách

Podstatné predchádzajúce nahlásené chyby / nezrovnalosti

Novovytvorený alebo ad-hoc orgán; nedostatok skúseností v riadení a kontrolných systémoch	
Etapa 1: Výber projektu

Predchádzajúce nahlásené chyby / nezrovnalosti

Predchádzajúca kontrola – pravidelný / súčasný

Typ konečného prijímateľa pomoci (schéma dotácie)

Komplexnosť projektu (zdokonalenie súčasných aktív alebo úmyslu a vytvorenie nových aktív)

Dôkaz zvýšených projekčných nákladov (prekročenia)

Proporcia podpory štrukturálneho fondu pre každý projekt (ak sú odlišné)	

Žiadne predchádzajúce nahlásené chyby / nezrovnalosti

Pravidelná a momentálna kontrola (vonkajšia a vnútorná)

Konečný prijímateľ je dobre zabehnutá firma

Projekt je bežný postup (napr.: technické zhodnotenie existujúcich aktív – málo očakávaných problémov)

Projekčné výdavky sú v súlade s predbežnou kalkuláciou

Spolufinancovanie zo strany EU je pod 25% oprávnených výdavkov		

Podstatné predchádzajúce nahlásené chyby / nezrovnalosti

Žiadna predchádzajúca kontrola , žiadne vnútorné kontrolné funkcie

Konečný prijímateľ je novozaložený / začínajúci podnik

Projekt je inovačný a náchylný k problémom (nové aktíva, problematika plánovania a zaobstarania)

Projekčné výdavky výrazne presahujú predbežnú kalkuláciu

Spolufinancovanie zo strany EU je nad 75% oprávnených výdavkov	

Príloha č. 6

Systémový audit

Všeobecné údaje

Právny režim 

-	je daná legislatíva ustálená?
-	sú v nej, naopak, rozpracované pozmeňujúce návrhy? 
-	hrozí možnosť retroaktívneho uplatňovania s prihliadnutím na súčasné žiadosti?
-	kto je podľa miestnej legislatívy zodpovedný za vymáhanie prípadných pohľadávok u konečného prijímateľa príspevku? 
-	kto je zodpovedný za otváranie bankových účtov? 
-	sú účty  otvorené? 
-	kto je poverená osoba?
-	bol podpísaný súhlas medzi platobným a riadiacim orgánom? kedy?

Manuály

-	sú označené dátumom a je to ich definitívna verzia?
-	číslo verzie sa nachádza na záhlaví každého manuálu?
-	použitá terminológia je ustálená?
-	návod na použitie manuálu je jasný pre zamestnancov? uistiť sa o tom, opýtať sa
-	manuály sú súčasťou priebehu auditu?

Všeobecné zabezpečenie a archivácia

-	ako je zaistená všeobecná bezpečnosť (prístup do jednotlivých miestností, do kancelárií, uzamykanie skríň, atď... )?
-	v manuáloch je uvedený postup archivácie (číslovanie a klasifikácia)?
-	je v nich presne povedané, kto sú zodpovedné osoby, ktoré jediné majú prístup k archivovaným materiálom? 
-	pravidlá archivovania sú jednotné?

										Príloha č. 7

Zoznam dokladov požadovaných od kontrolovaného subjektu

Administratívne doklady

•	Uznesenie a rozhodnutia spolufinancujúcich subjektoch (nariadenia, zmluva).
•	V prípade verejného obstarávania:
-	verejná súťaž a stanovisko, ak zmluva presahuje sumu podľa Vestníka ES,
-	zápisnica o otvorení obálok,
-	zmluva a prípadné dodatky,
-	príkazy na realizáciu výkonu,
-	konečné zúčtovanie a potvrdenie o kolaudácii prác.
•	Reklamné opatrenia: európske logá na brožúrach, výstrižky z tlače, ...

Účtovné doklady

Kontrolovaný subjekt je povinný predložiť doklady zodpovedajúce celému predmetnému projektu, hlavne doklad týkajúci sa celkovej subvencie:

•	Prehľadná tabuľka výdavkov
•	Originály faktúr s odkazmi na číslo účtovného zápisu a dátumu platby
•	Účtovné doklady potvrdené pre interné náklady
•	Predloženie účtovných dokladov:
-	na revíziu účtovníctva predložených faktúr a príslušných platieb,
-	na kontrolu účtovníctva príspevkov uvedených v zápisoch.

									
	Príloha č. 8

Zoznam dokladov požadovaných od riadiaceho orgánu

Základná spisová dokumentácia

•	List  predstavujúci žiadosť o poskytnutie príspevku konečného prijímateľa (uznesenie pre verejného zadávateľa) s uvedeným dátumom, podpisom, schvaľujúcim plán financovania a obsahujúci formálne potvrdenie konečného prijímateľa  zrealizovať projekt.
•	Popis operácie doložený technickou, hospodárskou a finančnou dokumentáciou (plány, návrh rozpočtu, ...).
•	Podrobný návrh plánu financovania s presným uvedením nákladov (rozpísanie jednotlivých položiek), ako aj pôvodu a sumy rôznych finančných účastí.
•	Časový harmonogram realizácie.
•	Stanovy, súvahy a účty súkromného prijímateľa pomoci.
•	Potvrdenie verejných spolufinancujúcich subjektov garantujúcich ich finančnú účasť. V prípade súkromného financovania potvrdenie bankových inštitúcií.
•	Potvrdenie o možnosti voľného disponovania pozemkami alebo nehnuteľnosťami v prípade výstavby alebo zmeny budov.

Prípadne:

•	Dohoda a príslušné doklady
•	Interné zmluvy pre partnerských alebo splnomocnených zadávateľov diela.

Administratívne doklady

•	Dokumenty o preskúmaní projektu a zdôvodnené stanoviská
•	Rozhodnutie o poskytnutí príspevku ES
•	Administratívne potvrdenia potvrdzujúce realizáciu prác spísané na základe faktúr alebo preukazných účtovných dokladov (potrebné predložiť) a kontrol priamo na mieste (správa).

Účtovné doklady

•	Platobný doklad (evidencia záväzku a príkaz  k úhrade) 

Príloha č. 9

Výber kandidátov a postup predkladateľov  projektov

Výzvy na projekty
-	sú 
•	potvrdené na príslušnom stupni hierarchie?
•	prístupné pre potenciálnych predkladateľov projektov a akým spôsobom?
•	zrozumiteľné?
•	zverejnené v úradnom vestníku a v médiách, ak áno, v ktorých? akým postupom je zaručené toto šírenie?

-	termíny odoslania sú postačujúce na to, aby ponuky mohli byť správne vypracované?
-	je ponechaná možnosť vyžiadania dodatočných informácií?

Žiadosti o pomoc
-	žiadosti o pomoc sa zaregistrujú hneď po ich prijatí? 
-	žiadateľ obdrží registračné číslo? 
-	ako sa postupuje, keď žiadosť nie je kompletná?
-	spis sa otvára zakaždým, keď žiadosť ukáže, ako napreduje projekt?
-	existuje oddelenie, ktoré sa zaoberá vyhodnocovaním žiadosti?
-	existujú kritériá? 
-	akým spôsobom sa aplikujú?
-	zaznamenávajú sa vyhodnotenia vykonané s prihliadnutím na tieto kritériá?
-	motívy prijatia alebo zamietnutia sú jasne vyjadrené?
-	aké postupy zaručujú, že vybraté žiadosti zodpovedajú vytýčeným cieľom?
-	procesu sa zúčastňujú aj externí poradcovia, ktorí  pomáhajú potenciálnym prijímateľom pomoci vyplniť žiadosti?  
-	boli posúdené riziká z hľadiska dôvernosti a zodpovednosti v prípade straty alebo nesprávnej, či neúplnej rady? 

Obsah žiadostí
-	od kandidátov sa očakáva, že budú prezentovať jasné, načasované, vyčísliteľné a merateľné ciele? 
-	ciele sú v súlade s programom?
-	plány financovania sú podrobné a skontrolované?

Výber žiadostí
-	pracovník zodpovedný za žiadosti je formálne poverený a kvalifikovaný?
-	podľa akých prijatých formálnych postupov sú žiadosti schvaľované? 
-	boli vykonané kontroly, aby sa predišlo dvojitému financovaniu, aké?
-	vybratí kandidáti sú informovaní o  
•	výdavkoch, ktoré spĺňajú podmienky? 
•	nakladaní s faktúrami? 
•	účtovaní?
•	pravidlách, ktoré sa viažu k životnému prostrediu a k reklame? 
•	pravidlách, podľa ktorých sa riadi financovanie?
-	podľa akých postupov?
-	kandidáti dostanú veľmi jasné vyrozumenie, nech je výsledok hodnotenia akýkoľvek?
-	toto vyrozumenie je zaslané v primeranej lehote? v akej?

Obsah informácií, ktoré sa požadujú od predkladateľov  projektov
-	povinnosti podávať správy sú zapísané a viažu sa k aktivite a k žiadanej finančnej pomoci? 
-	táto povinnosť zahŕňa vyčísliteľné ciele, podľa ktorých sa dajú stanoviť účinné odborné a finančné ukazovatele ?  
-	správy dokazujú, že ciele boli dosiahnuté?
-	správy sú podávané v určených termínoch?
-	aké opatrenia sa prijímajú v prípade nedodržania termínu?
-	správy obsahujú náležité finančné informácie spolu s presvedčivými dokladmi, ktoré presne zodpovedajú pôvodným finančným požiadavkám? 
-	ako sa overujú prijaté informácie? 
-	ako bol prijatý spôsob, ktorým sa vyjadria výhrady, aby sa zabránilo zaslaniu nesprávnych informácií ďalším oddeleniam?
-	oddelenie má k dispozícii informácie o cenách na trhu jednotlivých krajín, aby mohlo posúdiť výšku plánovaných investícií? 
-	aký je ich zdroj?
-	tieto postupy upresňujú kontroly, ktoré treba vykonať?
-	tieto postupy uvádzajú opatrenia, ktoré treba prijať, keď chýbajú informácie alebo keď napredovanie bolo posúdené ako nedostatočné?
-	dohľad zabezpečuje poverená a kvalifikovaná osoba, ktorá vie vyhodnotiť dôveryhodnosť projektu a presvedčivosť vypracovaných dokladov? 
-	požadujú sa atestácie od iných organizácií, aby sa zabezpečilo dodržiavanie určitých pravidiel (životné prostredie, znečistenie, urbanizácia, atď... )?
-	ak áno, boli tieto organizácie vopred vybraté a boli s nimi uzavreté dohody?

Platby

Forma žiadosti 
-	existuje formulár ?
-	je povinný?
-	termíny sú určené? 
-	existuje nejaký postup, ktorým sa dá zistiť nedodržanie termínu?
-	doklady boli vopred presne definované?
-	kópie sú overené?

Kontrola žiadosti
-	bol formálne určený pracovník, ktorý sa zaoberá žiadosťami?
-	spadá pod iné oddelenie, než inštruktážne a oddelenie schvaľovania projektov? 
-	predložené výdavky sa približujú k pôvodnému finančnému plánu?
-	výdavky sú reálne (početné stavy, vzniknuté náklady zodpovedajúce uhradeným
faktúram)? 
-	faktúry sa približujú rozpočtom  výdavkov? 
-	faktúry boli aritmeticky prepočítané?
-	existujú:
•	písomné postupy? 
•	zoznamy kontrol, ktoré treba vykonať? 
•	kritériá, ktoré treba splniť ? 
•	overenia, ktoré umožňujú zabrániť dvojitému preplateniu?
-	žiadosť predložila a podpísala splnomocnená osoba?
-	žiadateľ spĺňa podmienky v čase podania žiadosti?

Podmienky preplatenia
-	preplatenie sa uskutoční do troch mesiacov po podaní žiadosti?
-	je možné sa o tom presvedčiť podľa nejakého písomného postupu?
-	termíny sa dodržiavajú a analyzujú?
-	ráta sa s nejakými opatreniami v prípade nedodržania termínu? s akými?
-	preplácania sú overené? ako?
-	úrad vydal osobitné podmienky na záverečné preplatenie?
-	čo priniesol prepočet na EUR?

Štátne spolufinancovanie
-	zodpovedný úrad vydal špecifické pravidlá?

									Príloha č. 10

REŚPEKTOVANIE PRÁVA EÚ

Oblasť	Otázky	Poznámky	
KONKURENCIA	-	Rešpektovanie miery verejnej pomoci (financie z verejného sektora)?
-	Rešpektovanie miery účasti fondov?		
VEREJNÉ OBSTARÁVANIE (ZMLUVY)	-	Rešpektovanie pravidiel reklamy (publicity) od hraníc EÚ?
-	Je vytvorenie konkurenčného prostredia efektívne?
-	Sú rešpektované normy EÚ v technických oblastiach?
-	Čo sa týka ekonomicky najvýhodnejšej ponuky udáva špecifikácia alebo oznámenie všetky objektívne kritériá, za ktorých sú potvrdené ponuky, pokiaľ možno v poradí dôležitosti, ktorá im je pridelená“)?
-	Čo sa týka abnormálne nízkych ponúk, bola rešpektovaná povinnosť požiadať pred záverečným rozhodnutím o vysvetlenie príslušného kandidáta v prípade jeho odmietnutia		
OCHRANA ŽIVOTNÉHO PROSTREDIA	-	Ochrana kvality životného prostredia?
-	Opatrné  a racionálne použitie zdrojov?
-	Žiadny príspevok  nesmie byť poskytnutý na pokrytie nákladov na sankciu?
-	Použitie najlepších dostupných technológií pre ochranu ŽP?
-	Všeobecná povinnosť vykonať všetky opatrenia potrebné pre zabránenie veľkým nehodám a znížiť ich dôsledky?
-	Rešpektovanie podmienok prístupu k informáciám v oblasti ŽP?	-čl.174-176 dohôd
- trvalý rozvoj
- princíp znečisťovača - platca
- princíp prevencie
- princíp opatrnosti
- princíp účasti
- smernice SEVESO:
   SEVESO 1 z 24.6.82
   SEVESO 2 z 9.12.96
- rešpektovanie smernice zo 7.6.90
- rešpektovanie smernice z 24.9.96, týkajúcej sa prevencie a zníženia znečisťovania
	
ROVNOSŤ MEDZI MUŽMI A ŽENAMI	-			

Príloha č. 11

Kontrola projektov

Základné poznámky, ktoré možno zaznamenať	Následky kontroly	
1. Nárokovateľnosť projektu
•	čiastočná alebo úplná nárokovateľnosť projektu
•	zmenená úroveň  základu príspevku
•	chýbajúca zhoda medzi plánovanými pracovnými príležitosťami a skutočne vytvorenými pra- covnými príležitosťami
•	nezdokladovanie stavu napredovania prác = riziko nedokončenia prác v plánovanom termíne
•	chýbajúca alebo nechýbajúca úhrada kompenzácie

2.Finančné poznámky
•	chýbajúce účtovníctvo prijímateľa pomoci  (napríklad: združenie)
•	oneskorené predkladanie účtov
•	chýbajúce preukazné doklady
•	chýbajúca možnosť identifikovať výdavky v účtovníctve

3.Poznámky týkajúce sa postupu a kontroly
•	kontrola nekompletnej podkladovej doku- mentácie
•	nedostatočné technické správy o kontrole

4. Poznámky o zistení sprenevery

Zistenie týchto rôznych nedostatkov  môže v niektorých prípadoch viesť k návrhu na vrátenie celého príspevku alebo jej časti a k podaniu informácií komisii v súlade s predpismi o boji proti defraudáciám (nariadenie ES 1681/94

-	prijímateľa pomoci treba vyzvať, aby si dal v určenom termíne svoju situáciu do poriadku (na vlastné náklady)
-	v opačnom prípade bude podaný návrh na vrátenie celého príspevku alebo jeho časti

Zohľadnenie poznámok kontrolnými útvarmi pre budúce podkladové dokumentácie

-	nezrovnalosť závažného charakteru → procedúra vrátenia subvencie a ak sa na základe podkladov zistí sprenevera, prípad sa postúpi orgánom činným v trestnom konaní	

Príloha č. 12

Účtovný systém

Interná organizácia 
-	je zrejmé a jasné rozlíšenie funkcií súvisiacich postupne s povolením, zúčtovaním a výkonom kontroly platieb?
-	pracovníci boli zaškolení?
-	zodpovednosť bola jasne rozdelená?
-	kto je zodpovedný za transfery voči banke?

Celkové nariadenie
-	operácie sa zaznamenávajú individuálne a v chronologickom poradí?
-	ide o systém podvojného účtovníctva?
-	oddelenie je zodpovedné za pravidelné správy najmä o realizovaných platbách a záväzkoch, ako aj o pochybných pohľadávkach a v tomto prípade, aké sú predpokladané spôsoby uhradenia? 
-	aké sú vlastnosti zavedeného účtovného softwaru?  	
-	bol testovaný a je operatívny? 
-	oddelenie má k dispozícii užívateľskú licenciu v správnej a náležitej forme?  
-	bola vykonaná kontrola pred zúčtovaním transakcií a ako (dvojitý podpis)? 
-	účtovníctvo sa zaoberá iba výdavkami z európskych programov?  
-	ak áno, ako sú vyriešené platy a ostatné prevádzkové náklady (telefón, elektrina, plyn, poistenie, atď...)?
-	existuje manuál, ktorý popisuje použité účtovné postupy? 
-	účtovné zásady a postupy zodpovedajú  účtovným štandardom?
-	boli stanovené lehoty na spracovanie?  
-	kto je za ne zodpovedný?  
-	čo sa stane, ak sa lehoty nedodržia? ? 
-	účtovné oddelenie je oboznámené s kontrolnými správami, ktoré obsahujú termíny oznámení a podmienky dohľadu? 

Identifikácia zdrojov
-	príspevky ES sú uložené na osobitnom účte v banke alebo sa dajú identifikovať len pomocou účtovného systému?
-	existujú pravidelné časové zosúladenia medzi prijatím a pridelením prostriedkov ES.
-	dajú sa príjmy a výdavky jednoducho identifikovať pri každom programe? 

Spoločný účet  platobného a riadiaceho orgánu 
-	 vedie sa tento účet skutočne za prítomnosti oboch strán v reálnom čase? 

Identifikácia prijímateľov 
-	prijímatelia sa dajú identifikovať podľa účtovných dokladov?
-	pri každej platbe je uvedený pôvod fondov? 

Určenie výšky príspevku sa oznamuje komisii 
-	výdavky z účtu sú iba tie, ktoré skutočne uhradila platobná jednotka?
-	prebiehajúce bankové prevody sú zohľadnené? Za týchto podmienok: čo sa stane, ak banka oddiali ich uskutočnenie pre nedostatok zdrojov? 

Zohľadnenie nezrovnalostí
-	správne zaznamenal riadiaci orgán konštatované nezrovnalosti? 
-	k akému dňu sa má zistiť výška konštatovaných nezrovnalostí v žiadosti o platbu Komisii (zvyčajne na konci druhého roka po zaregistrovaní v zozname dlžníkov)? 
-	náklad (« strata na nevymožiteľných pohľadávkach ») je uvedený, aby platobný orgán mohol vyrovnať príslušný zadĺžený účet? 
-	ak je suma uhradená po vypršaní lehoty dvoch rokov, bude sa dať zúčtovať prostredníctvom mimoriadnych príjmov?

Príloha č. 13

SÚHRNNÁ   KONTROLA   PROJEKTOV  SPOLUFINANCOVANÝCH   ŠTRUKTURÁLNYMI   FONDAMI

1.	KONTROLA

PROGRAM:  Cieľ

FONDY:

Číslo spisu:

Názov operácie: ............................................................................................................................

Gestor zodpovedný za monitorovanie: ........................................................................................
                                                                Avizované dňa ........................................

INVESTOR  a adresa: ..................................................................................................................
                                                                 Avizované dňa ........................................

ZADÁVATEĽ:

Predmet poskytnutého príspevku: (priložiť rozhodnutie )

Program:

Dátum programovacej komisie:

Plán financovania

             Financovateľ                                                              Čiastka                                       %                     
 Európska únia
 Štát
 VÚC
 Obec
 Privátny (upresniť)
 Investor

 Spolu

Dátum zaplatenia poskytnutého príspevku:

2.  KONTROLNÁ   SKUPINA

Predstaviteľ         	Meno a priezvisko      	Začlenenie   	    Poverovací    
                             	 kontrolórov                	a funkcia       	    list                 

                                                                                                               

  		                                                                                              Oddelenie: ..............

                                                                                                                       Dátum: ...../...../......

Odpovedať na dotazník podľa počítačových údajov a spisu, ktorý je
k dispozícii na kontrolovanom mieste v prítomnosti príslušných osôb.

NA ODDELENÍ/ÚTVARE/ KONTROLY
ZODPOVEDNÉHO ZA MONITOROVANIE
AKCIÍ

DÁTUM   KONTROLY: .............................................................................................................

PRÍTOMNÉ   OSOBY                                ZARADENIE                               FUNKCIA

–––––––––––––––––––-                         ––––––––––––––––––––-                 ––––––––––––––

–––––––––––––––––––-                         ––––––––––––––––––––-                 ––––––––––––––

–––––––––––––––––––-                         ––––––––––––––––––––-                 ––––––––––––––

–––––––––––––––––––-                         ––––––––––––––––––––-                 ––––––––––––––

–––––––––––––––––––-                         ––––––––––––––––––––-                 ––––––––––––––

A1  -  OVERENIE USKUTOČNENIA  KONTROLY

A1.1. Oprávnenosť vzhľadom na predpisy ES                                           ÁNO            NIE

          Je projekt oprávnený:
       
          - v rámci programu ?                                                                                                   

          - priority                                                                                                                     

          - opatrenia ?                                                                                                                 

          - činnosti ?                                                                                                                   

A1.2.  Oprávnenosť vzhľadom na miesto uskutočnenia                             ÁNO            NIE

           - Uskutočňuje sa aktivita v oprávnenej zóne ?                                                           

           - Sú prípadní koneční prijímatelia tiež v oprávnenej zóne ?                                      
.......................................................................................................................................................

A1.3.  Kontrola oprávnených výdavkov, výšky dotácie

           - Sú všetky plánované výdavky oprávnené ? (viď doklady ..... )                              
              Ak nie, uveďte druh a čiastky neoprávnených výdavkov:
.......................................................................................................................................................

            - Je celkový náklad bez dane (viď doklad ...... ) ?                                                    
               Ak nie, konečný prijímateľ neobdrží DPH.

            - Bude investor realizovať práce na svoj účet ?                                                        

            - Je odhad týchto prác urobený podľa legálnej a platnej tabuľky ?                          

             - Rešpektuje plán financovania maximum verejnej pomoci ?                                

             - Je výška príspevku ES primeraná ?                                                                       

A1.4.  Obsahuje spis pre programovanie nasledovné doklady:

           - žiadosť prijímateľa pomoci o príspevok s dátumom, podpisom?                             

           - formálne osvedčenie konečného prijímateľa na realizáciu projektu ?                       

           - stanovy, súvahy a účty konečného prijímateľa – súkromnej osoby ?                        

           - ekonomické, technické/odborné a finančné dokumenty o projekte ?                        

- predpokladaný plán financovania, ktorý sa sústreďuje na pôvod a čiast-
   ku finančných prostriedkov ?                                                                                    

- overenie verejných spolufinancovateľov zaručujúca ich finančnú
   účasť na projekte ?                                                                                                    

- osvedčenie bankových organizácií pre súkromné financovanie ?                             

- dokument zlučujúci názory (dokument s odôvodnením) technických     
   útvarov a Štátnej pokladnice ?                                                                                  

- splátkový kalendár realizácie ?                                                                                  
                                                                                                                           
ÁNO            NIE

A1.5.  Boli oslovené všetky príslušné štátne oddelenia/útvary ?                                           

           Ak áno, figuruje ich názor (správa) v spise ?                                                              

.......................................................................................................................................................

A1.6.  Je správa kontrolóra správne vypracovaná ?                                                                

           Je alebo sú kontrolóri a ich správy pochopené ?                                                          

           Sú určené všetky oddelenia na kontrolu ?                                                                   

           Je komentár bezchybný ?                                                                                             

A2  -  Overenie podmienok záväzku ES

A2.1.  Je rešpektovaný záväzok ES ?                                                                                    
           (viď doklad....)

A2.2.  Predchádza dátum záväzku dátumu, do ktorého môžu byť prijímané
           projekty, t. j.  ....................... ako je uvedené v JPD (viď doklad .... ) ?                     

A3  -  Finančný PRÍSPEVOK  ES        

A3.1.  Vychádza z:
          
           - rozhodnutia                                                                                                                

           - zmluvy                                                                                                                        
  
.......................................................................................................................................................

A3.2.  Sú správne spísané rozhodnutie a zmluva ?                                                                 
           (kontrola, termín podpisu zmluvy, termín realizácie, podmienky platby príspevku,
              dodržiavanie schvaľovania verejného obstarávania prác, poskytnutie technických
              a finančných preukazných dokladov, ukazovatele realizácie, informácie a reklama,
               spätné platby a sankcie/pokuty)

A3.3.  Vyskytli sa nejaké ťažkosti pri schvaľovaní príspevku ES 
            finančným kontrolórom ?                                                                                            
            Ak áno, aké ..................................................................................................................................................

A3.4.  V prípade úplne alebo čiastočne zlého naprogramovania vykonalo sa odňatie
           príspevku z príslušného programu a z platobného orgánu ?                                         

                                                                                                                           ÁNO            NIE

A4  -  PLATBA   PRÍSPEVKU ES

A4.1.  Bol zaplatený preddavok na príspevok ES ?                                                        

           Ak áno:

- čiastka: ............................ a dátum príkazu na úhradu ..../....../.......

- % dotácie EK z celkovej dotácie EK: .............. %

- bol poskytnutý certifikát potvrdzujúci začiatok výkonu realizácie 

A4.2.  Vyplatené zálohy príspevku ES
                                                                                                                                    Prezentácia faktúr alebo
Dátum príkazu   Čiastka                                    Certifikácia                   porovnateľných dokladov
                                                                                                                                     
 (priložiť fotokópiu správy)

                                                  %
  zálohy                               Vytvorený       Dátum       Inštitúcia/orgán        Dátum      
 Dátum obdržania                                                                                certifikát     podpísaný             dokladov            
                                                             ÁNO   NIE

...../....../......        .................                             ...../....../......      .................        ...../....../......         ...../....../......

...../....../......        .................                             ...../....../......      .................        ...../....../......         ...../....../......

...../....../......        .................     .......                 ...../....../......      .................        ...../....../......         ...../....../......

...../....../......        .................     .......                 ...../....../......      .................        ...../....../......         ...../....../......

SPOLU (+
  
  záloha)

                                                                                                                           ÁNO            NIE

A4.3.  Pre platbu záverečnej platby existuje osvedčenie o ukončení prác ?                         

A4.4.  Došlo k zamietnutiu príkazu/-zov na úhradu príspevku ES
           zo strany účtovníka ?                                                                                                  

           Ak áno, dôvod .............................................................................

A4.5.  Zodpovedá čiastka príkazov na úhradu z príspevkov ES 
           čiastke výdavkov prijímateľa pomoci (investora) ?                                                   

                                                                                                                           ÁNO            NIE

       Programovaná čiastka oprávnených výdavkov:

       Čiastka oprávnených výdavkov:

       Programovaná čiastka príspevku ES, t. j.           % z
       plánovanej čiastky oprávnených výdavkov

       Čiastka príkazu na príspevok ES, t. j.          % z
        preukázateľných výdavkov

A5  -  OVERENIE OPRÁVNENOSTI ZREALIZOVANÝCH VÝDAVKOV

A5.1.  Sú výdavky podložené splatenými faktúrami a/alebo dokladmi
           v ekvivalentnej preukázateľnej hodnote ?                                                                  

A5.2.  V prípade dokladu o ekvivalentnej hodnote, dodržujú osvedčené
           sumy zákonné normy naplánované pri programovaní ?                                             

A5.3.  Majú preukázateľné doklady rovnaký dátum a zhodujú sa s originálom
           (sú osvedčené ako zhodné) ?                                                                                      

A5.4.  Zhodujú sa zrealizované a certifikované výdavky s naplánovanými
           výdavkami v projekte ?                                                                                              

A5.5.  V prípade výdavkov týkajúcich sa služieb, ktoré vykonali zamestnanci
           organizácie, bola vopred stanovený zoznam výdavkov ?                                              
           Ak áno, aká ...........................................................................................
           Ak nie, dôkaz ........................................................................................

A5.6.  Sú zrealizované výdavky zoradené podľa bežného roka výdavkov
           (v prípade veľkého počtu konečných prijímateľov ) ?                                               

A5.7.  Slúžili výdavky, ktoré sú pripojené k naplánovaným výdavkom, 
           na certifikáciu (viď doklad .......) ?                                                                             

A5.8.  Dátumy platby za realizáciu investorom:
-	sú neskoršie ako dátum prijatia žiadosti o príspevok členského štátu 
komisiou napr. ..................... (viď doklad........) ?                                                      

-	predchádzajú poslednému termínu uvedenému v JPD, napr. .........
(viď doklad ............ ) ?                                                                                               

                                                                                                                           ÁNO            NIE

A6  -  FINANČNÉ   MONITOROVANIE

          Je plán financovania chápaný správne a zhoduje sa s naplánovaným
          finančným opatrením (viď ................) ?                                                                     

          Sú rozpočtové zaradenia správne podchytené ?                                                         

          Sú záväzky  národných príspevkov a príspevkov ES správne zaevidova-
          né?                                                                                                                               

          Sú príkazy na úhradu komunitárnych a národných dotácií správne
          zaevidované                                                                                                                

          Sú výdavky konečného prijímateľa/investora správne zaevidované?                         

A7  -  TECHNICKÉ   MONITOROVANIE

           Bola vykonaná kontrola na mieste ?                                                                         

           Ak áno, 
-	dátum: .............................................
-	boli spísané správy o návštevách                                                                        

A8  -  FYZICKÉ   MONITOROVANIE

          Je plánované fyzické monitorovanie podchytené a zodpovedá 
          plánovaným prácam ?                                                                                                

          Sú vykonané fyzické monitorovania a dátum správne podchytené ?                        

          Zodpovedá prezentovaným výdavkom investora/konečného prijíma-
          teľa  ?                                                                                                                         

B    -    OVERENIE    PROJEKTU
U  INVESTORA/PRIJÍMATEĽA  POMOCI

DÁTUM  KONTROLY:

     ZÚČASTNENÉ  OSOBY                                                  POZÍCIA   V SPOLOČNOSTI

–––––––––––––––––––––––––––                                     ––––––––––––––––––––––––––––––

–––––––––––––––––––––––––––                                     ––––––––––––––––––––––––––––––

–––––––––––––––––––––––––––                                     ––––––––––––––––––––––––––––––

B1  -  CELKOVÁ  ČIASTKA  PROJEKTU

                                                                                                                           ÁNO            NIE
B1.1.  V Sk:

           V EUR:

B1.2.  Zodpovedajú konečná cena a typy výdavkov predpokladanému
           plánu financovania ?                                                                                                   

           Ak nie:  (odôvodnenie)

B2  -  OBSAHUJE DOKUMENTÁCIA KP  ROZHODNUTIA  KAŽDÉHO        SPOLUFINANCOVATEĽA   (VÝNOS/ROZHODNUTIE,                                                                                     
           ZMLUVA)                                                                                                                  

   ÚČTOVNÉ   KONTROLY

B3  -  OVERENIE  ZREALIZOVANÝCH  VÝDAVKOV

          Súhlasia uhradené faktúry + podpis dodávateľa na faktúre alebo 
          doklady preukázateľnej hodnoty s oprávnenými výdavkami (viď doklad)?                

          Faktúry sú vo forme:
          - originálu ?                                                                                                                   
          - s referenciou čísla účtovného zápisu ?                                                                        
          - s dátumom platby ?                                                                                                     
          
          Opierajú sa doklady preukázateľnej hodnoty o právne normy týkajúce sa
          programovania ?                                                                                                            

                                                                                                                           ÁNO            NIE
B4  -  SÚ  DOKLADY  O VÝDAVKOCH,  ÚČTOVNÉ  ZOZNAMY,                          BILANCIE, VÝSLEDNÉ  ÚČTY  A  DODATKY  PRÍSTUPNÉ                             NA  JEDNOM  MIESTE ?                                                                                         

B4.1.  Sú výdavky overené splatenými faktúrami alebo dokladmi rovnakej
           preukázateľnej hodnoty ?                                                                                            

-	ak nie, % preukázateľných dokladov nesplatených:

-	nachádzajú sa preukázateľné doklady vo forme originálu ?                                  

           -    s referenčným číslom účtovného zápisu ?                                                              

           -    s dátumom platby ?                                                                                                 

-	ak nie, prečo ?
ak boli originály poslané .............. sú kontroly duplikátov 
dostačujúce ?                                                                                                          

            -    nárokuje si prijímateľ pomoci DPH ?                                                                    

            -    ak áno, sú obdržané výdavky vypočítané bez DPH ?                                             

B4.2.  POKIAĽ  IDE  O FAKTÚRY

-	Overenie faktúr v účtovníctve

           Faktúra s hlavnou knihou

           V dodatku ..... zoznam skontrolovaných faktúr

           % skontrolovaných faktúr

           v čiastke:

           v počte:

Pozorovania

           - Boli faktúry zaplatené ?                                                                                            

. Kontrola/porovnanie s bankovým výpisom (skontrolované %)

           . Skúška účtu dodávateľa k 31.12. (v  súvahe)

                                                                                                                           ÁNO            NIE
Pozorovania 
         
- Kritická kontrola faktúr

           - Sú uskutočnené výdavky zhodné s cieľmi európskych fondov 
              a s tými, ktoré vyhlásil operátor ?                                                                           

B4.3.  Pokiaľ ide o osobné výdavky

           - Sú zhodné s predmetom poskytnutého príspevku?                                                  

           - Je aplikovaná sadzba v súlade s právnymi normami ?                                             

- Je personál menovite určený        ?                                                                           

- Ak áno, nachádzajú sa v mzdovej knihe organizácie ?                                             

B4.4.  Transfer poskytnutého príspevku tretej strane

                    - Je investor konečným prijímateľom príspevku ?                                               

- Ak sa jedná o združenie (zákaz transferov dotácii tretej strane :

- Ak sa vyskytovali transfery fondov tretej strane, boli výdavky
    kontrolované u tretej strany ?                                                                                   

Kontrolované výdavky :

            - v čiastke              %
            - v počte                %
 - v prílohe zoznam kontrolovaných tretích strán

Pozorovania

B5  -  KONTROLA   PRÍJMOV

           - Všetky príspevky spolufinancovateľov  boli inkasované                                          

           - Overenie uvedených príjmov podľa projektu                                                            

           - Sú všetky príjmy zaúčtované                                                                                     

           - Je vnútorná organizácia spoľahlivá v danej veci                                                        

           - Má organizácia účinné postupy vymáhania príjmov                                                 

           - Sú všetky predpokladané príspevky zaúčtované                                                       

- Súvisí s projektom nejaký predaj alebo prenájom produktov 
   alebo služieb ?                                                                                                           

 - Spôsobuje účtovanie nadbytočných zdrojov/prostriedkov
    prefinancovanie ?                                                                                                    

                                                                                                                ÁNO            NIE

B6  -  KONTROLA KVALITY ÚČTOVNÉHO RIADENIA

- Vykazuje organizácia každý rok súhrnné dokumenty (súvaha,
   výsledovka, prílohy) ?                                                                                             

- Je s nimi oboznámený audítor ?                                                                               

- Je inventár aktualizovaný (hlavne majetok získaný z dotácií) ?                              

- Sú vedené tabuľky odpisov z HIM,NIM ?                                                               

- Sú presné ?                                                                                                                

 - Sú zápisy aktualizované ?                                                                                        

-	Iné pozorovania o kvalite riadenia

B7  -  KONTROLA   FINANČNÝCH   PODMIENOK

- Je realita financovania operácie zhodná s predpokladaným plánom
   financovania ?                                                                                                          

- Bol rešpektovaný plánovaný harmonogram ?                                                         

.  termín spustenia/začatia                                                                                            

.  termín dosiahnutia/ukončenia                                                                                   

-	Ak bola vyplatená zálohová platba, boli doručené osvedčenia o uskutočnenej 
      službe v termíne ?                                                                                                  

- Prišlo k oneskoreniu prác ?                                                                                       

  Ak áno, prečo ?

- Je situácia v organizácii neistá ?                                                                               

- Nachádza sa organizácia vo finančnej situácii, ktorá jej nedovoľuje
   predvídavo reagovať ?                                                                                              

   Prečo ?

                                                                                                                ÁNO            NIE

              - Nachádza sa časť výdavkov v neoprávnenej zóne ?                                               

                Ak áno, bolo prerozdelenie nákladov správne ?                                                    

             - Prišlo k získaniu materiálu prostredníctvom lízingu ?                                            

               Ak áno:

               . existuje zmluva ?                                                                                                   

               . existuje klauzula, ktorá umožňuje správe(verejnej)/administratíve
                 sledovať operáciu až do vybratia opcie?                                                               

               . je postavená továreň po etapách ?                                                                         

PRÁVNA    KONTROLA

B8  -  OVERENIE   DODRŽIAVANIA  TRHOVÝCH   PREDPISOV

1.	Dodržiavanie predpisového rámca

* Prekračujú  objednávky  prác, dodávok a služieb .............. Sk s DPH                              

* Nad ................. Sk a v prípade sprostredkovaného trhu 
 
   - je odôvodnená použitá procedúra                                                                                     

   - medzi kandidátmi bola uskutočnená súťaž                                                                        

   - výberové konanie je pripojené                                                                                          

* V prípade rozdeleného trhu  celková výška pevnej časti/sumy a prípadných
    podmienených častí bola zohľadnená                                                                                 

* Ak je operácia rozdelená na kolá, boli zvážené všetky kolá pred začatím
    procedúry                                                                                                                            

* Prípadné zrieknutie sa :
    - bola pripísaná ...?...                                                                                                           

    - je predmetom detailného protokolu                                                                                             

                                                                                                                           ÁNO            NIE
* V prípade platného výberového konania sa k spisu pripojí:
    
    - kópia vyhlásenia verejnej súťaže alebo kópia predpisu na konzultovanie                      

    - zoznam kandidátov oslovených pri obmedzenom (menej účastníkov) 
       výberovom konaní                                                                                                          

    - predpis týkajúci sa súťaže a protokol námietok poroty so súťažou v prípade 
       výberového konania  sa nachádzajú v spise                                                                    

    - očakávané výsledky boli upresnené na úkony v prípade výberového 
       konania                                                                                                                            

* Pri investovaní sa dodržiava zákon .........................

   - bola vyhlásená verejná súťaž                                                                                            

   - pri sume nad .....................Sk bola zvolaná komisia                                                         

* Pri súťaži týkajúcej sa architektúry alebo inžinierskej sféry boli nevybraní
    kandidáti odškodnení                                                                                                          

* Ak nebola vyhlásená súťaž a investorské práce presahujú ...................... Sk,          
    musia byť uvedené dôvody na túto výnimku                                                                         

2. Rozhodovacia komisia  bola správne vytvorená.

* Pri výberovom konaní tvorili komisiu kompetentný účtovník z verejnej
    správy a členovia výberovej komisie.....................                                                              

* Pri obstarávaní investorských prác tvorili porotu najmenej jedna tretina
    z investorského prostredia podľa oblasti a jeden predstaviteľ konkurencie, 
    spotrebiteľa a z oblasti potláčania podvodov                                                                     

3. Obstarávanie splnilo požiadavku o zverejňovaní/reklame 
    na národnej  úrovni a úrovni ES:

    - predbežne pri otváraní obálok                                                                                         

                                                                                                                           ÁNO            NIE

    - po pridelení                                                                                                                     

    - termíny na zverejňovanie reklamy boli dodržané                                                           

4. Výber kandidáta musí byť skontrolovaný kontrolórmi

* Príslušný spis kandidáta bol zostavený podľa predpisov                                                  

* Nevyskytla sa prekážka konkurencii                                                                                 
        
* Ponuka bola ekonomicky najzaujímavejšia                                                                       

5. V priebehu obstarávania sú zistené chyby

* Čiastka predpokladaných služieb bola predložená bez podpisu 
    príslušného dodatku                                                                                                         

* Dodatok nezmenil ekonomické ukazovatele a počiatočný cieľ verejnej
    súťaže                                                                                                                               

* Boli zálohové platby pravidelne platené                                                                           

•	Bola výška záverečnej platby doložená definitívnym/konečným
       rozpisom súm 	                

B9  -  EXISTUJÚ   DOKUMENTY,   KTORÉ   DOKAZUJÚ   
          FINANCOVANIE   OPERÁCIE   (PLAKETY/MALÉ  SPISY,
          VÝSTRIŽKY   Z ČASOPISOV                                                                                

          Ak áno, je príspevok ES uvedený                                                                                

B10  -  SÚ   ZREALIZOVANÉ   INVESTÍCIE   ZHODNE  
             S  PREZENTOVANÝMI   DOKLADMI                                                              

B11  -  JE   KP   SPOKOJNÝ   S  PODMIENKAMI,
            NA   ZÁKLADE  KTORÝCH   MU   BOLI   PRIDELENÉ 
            A   ZAPLATENÉ  EURÓPSKE  PROSTRIEDKY                                              

			

Príloha č. 14

Realita finančného plánu

Prínos príjemcu dohodnutého financovania	Odpoveď	
•	je prínos realizovaný celkovo?		
•	boli subvencie pridelené miestnymi samosprávami vyplatené?		
•	boli financie schválené bankami vyplatené celkovo?		
•	pokiaľ mala byť operácia financovaná z vlastných zdrojov, boli tieto vyplatené?		
•	aká bola povaha týchto zdrojov (príspevky, poplatky za dodanú službu, financovanie materskou spoločnosťou?		
•	je samofinancovanie z hľadiska reálnych nákladov dostatočné?		
•	boli  nové príjmy v rámci projektu získané?		
•	ak áno, bolo vypočítané zníženie výšky hradených výdavkov (zvýšenie samofinancovania = zníženie hradenej výšky)? 		
•	sú tieto príjmy oprávnené (ak záverečný prijímateľ prispieva na náklady paušálne, výška príspevku musí byť v okresoch, ktoré sú súčasťou regiónu, rovnaká)?		
•	rozdielnosti musia prípadne vychádzať z finančných kapacít konečného prijímateľa a nie z geografických kritérií (napr. okres)		

Kontrola okolnosti financovania

Oblasť	Otázky	Pripomienky	Odpovede	
DOSTATOČ-
NOSŤ	Je miera samofinancovania držiteľa projektu dostatočná pre plánovanú operáciu?	Suma príspevkov ES a národných príspevkov nesmie pokryť všetky náklady na projekt z dôvodu limitov stanovených pre tieto podpory. Držiteľ projektu musí byť po finančnej stránke schopný hradiť sumu výdavkov, na ktorých úhradu si nemôže nárokovať.		
	Je samofinancovanie pre- javom dostatočnej dôvery držiteľa projektu v projekt?	•	Ak sa miera vlastného financovania držiteľa projektu (samofinancova nie + pôžičky) kumulovaná s mierou financovania ve- rejnými príspevkami nerovná 100 %, projekt nie je života schopný.
•	Okrem toho musí 1 % samo- financovanie umožniť posúdiť podľa druhu projektu a finančnej spôso- bilosti konečného prijímateľa dôveru, ktorú má držiteľ k svojmu projektu.		
PRAVDIVOSŤ	Môže sa držiteľ projektu skutočne podieľať na financovaní projektu?	•	Držiteľ projektu nesmie len uviesť sumu financovania, ale musí aj dokázať svoju schopnosť podieľať sa na financovaní (voľné pros- triedky, dohody s bankami o pôžičkách).
•	Držiteľ projektu musí zároveň preukázať svoje všeobecné finančné mož-nosti.		
	Je finančný dopad finan- covania posudzovaný na úrovni svojich budúcich dôsledkov?	•	Rovnováha medzi výdav- kami a príjmami z hľadiska očakávanej výplaty záverečnej platby príspevku.
•	Držiteľ projektu musí hradiť výdavky aj vtedy, ak príjmy priamo súvisia s projektom (hotovostná záloha).
•	Musia byť zohľadnené termíny realizácie, pretože postupom času je držiteľ projektu nútený buď hradiť svoje výdavky alebo nechať svoje účty „stagnovať“.		

Opatrenia proti prefinancovaniu

	ODPOVEDE	
Boli celé dane alebo ich časť hradené z príspevku? (DPH, sociálne odvody)		
Boli prevádzkové náklady hradené z príspevku podľa rozhodnutia o poskytnutí príspevku?		
Z PRÍSPEVKU MOŹNO HRADIŤ IBA PROJEKTY A NÁKLADY, KTORÉ PRIAMO SÚVISIA S DANÝM PROJEKTOM. CIEĹOM PRÍSPEVKU NIE JE UŚETRIŤ ZADÁVATEĹOVI DIELA VÝDAVKY, KTORÉ MUSÍ ZADÁVATEĹ UHRADI´T MIMO PROJEKTU, ALE POMOCŤ MU PRI ÚHRADE DODATOĆNÝCH VÝDAVKOV. MÁ DOPLŃUJÚCI A NIE NAHRÁDZAJÚCI CHARAKTER		
Boli pri kontrole započítateľnosti celkových výdavkov zistené chyby?		
Majú započítané výdavky priamy súvis s projektom?		
Výdavky musia priamo súvisieť s projektom.		
V prípade miezd sa započítava iba doba realizácie daného projektu.		
Zamestnanci pracujú výlučne na financovanom projekte (žiadny problém)		
Ak zamestnanci vykonávajú aj práce súvisiace s inými projektmi , treba preukázať presný počet pracovných hodín, ktoré venovali daného projektu		
Je účtovníctvo projektu vedené oddelene od ostatného účtovníctva?		
Ak nie, je napriek tomu účtovník schopný zostaviť toto účtovníctvo oddelene a analyticky?		
Ak si realizácia projektu vyžaduje dodatočné investície, z príspevku možno hradiť celé výdavky iba vtedy, ak sa uvedená kúpa majetku vyžaduje pre ďalšie pokračovanie v projekte a ak je pred projekt špecifická.		
Ak zadávateľ diela môže preukázať, že kúpený majetok je určený výlučne na pokračovanie v danom projekte, príspevok možno započítať s ohľadom na celkové výdavky. (príklad: kúpa počítača pre pracovníka pracujúceho výlučne v rámci daného projektu)		
Ak si projekt vyžaduje kúpu výkonnejšieho zariadenia z dôvodu zvýšenia objemu práce, ktorý musí toto zariadenie zvládnuť (väčšia kopírka, MODEM s vyššou kapacitou), príspevok možno započítať iba pri časti investície. Ak napríklad zadávateľ diela preukáže, že jeho potreba fotokópií narástla o 30 %, príspevok zohľadní iba 30 % výdavkov na tento majetok.		
Príspevok možno upraviť aj podľa rastu výdavkov na prevádzku a účtovníctvo musí umožniť vypočítať poštovné výdavky s vyčlenením výdavkov súvisiacich s projektov a ostatných výdavkov (telefónne poplatky, poštovné, cestovné výdavky, kopírovanie a pod.).		
Pomocou príspevku nemožno hradiť prenájom alebo kúpu prevádzkových priestorov, iba ak je to nevyhnutné pre projekt z dôvodu nedostatku miesta. Príslušný príspevok sa však vypočíta iba podľa „nad výdavkov“ a nie podľa celkových výdavkov		

Dodržiavanie navrhovaného rozpočtu
	ODPOVEDE	
Boli dodržané navrhované výdavky uvedené v záverečnom zozname výdavkov?		
Rozdiel medzi skutočnou sumou a plánovanou sumou		
Dôsledky rozdielu:		
Zmena výdavkov, ale v oblasti, na ktorú sa nevzťahuje nárokovateľnosť		
Zmena výdavkov v oblasti, na ktorú sa vzťahuje nárokovateľnosť		
Zmena smerom hore		
čiastočná s dodatkom k zmluve alebo bez neho		
celková s dodatkom k zmluve alebo bez neho		
Zmena smerom dole		
čiastočná s dodatkom k zmluve alebo bez neho		
celková s dodatkom k zmluve alebo bez neho		

										

Príloha č. 15

Informačné a reklamné aktivity, ktoré musia realizovať členské štáty pri použití štrukturálnych fondov

Nariadenie Komisie č.2000/1159/ES zo dňa 30.5.2000 týkajúce sa informačných a reklamných aktivít, ktoré majú realizovať členské štáty pri použití štrukturálnych fondov (úradný vestník ES č. L130 z 31.5.2000 ).

Európska komisia vyžaduje , aby široká verejnosť a prijímatelia pomoci boli informovaní o pomoci ES a jej výsledkoch.

Preto prijímatelia pomoci musia zabezpečiť reklamu využívania štrukturálnych fondov nasledovne:

Reklamné opatrenia
1.	pre investície s celkovou sumou prekračujúcou 3 mil. EUR spolufinancované európskymi fondmi:
- veľké tabule informujúce o účasti ES musia byť vybudované na staveniskách počas prác a zrušené najskôr 6 mesiacov po ich ukončení
- musia byť vyhotovené stále pamätné tabule pre infraštruktúru prístupnú širokej verejnosti
2.	fyzické investície s celkovým nákladom presahujúcim 3 mil. EUR v podnikoch musia byť označené tabuľami počas 1 roku
3.	využívatelia aktivít na podporu vzdelávania alebo tvorbu pracovných miest musia byť informovaní o účasti ES

Všeobecne- pokiaľ konečný užívateľ rozhodne o vybudovaní veľkých informačných tabúľ, pamätných tabúľ, publikácii alebo ľubovoľných iných informačných aktivít týkajúcich sa spolufinancovaných aktivít, musí uviesť spoluúčasť ES bez ohľadu na výšku investície.

Spôsoby reklamy:
1.	veľké informačné tabule – tieto tabule musia mať vhodnú veľkosť vzhľadom na významnosť diela.
Časť venovaná príspevku ES musí zodpovedať nasledujúcim kritériám:
•	zaberá aspoň 25 % z celkovej plochy tabule
•	skladá sa z európskeho emblému a výrazu „Projekt spolufinancovaný ES“ nasledovne:

obr.	Projekt spolufinancovaný ES

	

•	použité písmená musia mať rovnakú veľkosť ako písmená uvádzajúce ďalších spolufinancovateľov
•	musí byť uvedený dotyčný fond
2.	pamätné tabule musia navyše k európskemu emblému obsahovať text uvádzajúci spolufinancovanie ES a prípadne dotyčného fondu,
3.	plagáty za účelom informovania konečných prijímateľov  a verejnosť o úlohe, ktorú hrá ES v oblastiach rozvoja  ľudských zdrojov, odborného vzdelávania a pracovných miest, investícii v podnikoch a vo vidieckom rozvoji, musia byť vystavené plagáty uvádzajúce európsky príspevok a príp. názov dotyčného fondu pri každej organizácii, ktorá využíva aktivity spolufinancované ŠF. 

	

		

Príloha č. 16

HĹBKOVÁ   KONTROLNÁ   SPRÁVA
Vzorová osnova správy

KONTROLNÁ  SPRÁVA  ODDELENIA  KONTROLY

Vývoj hlavných pozorovaní, ktoré nie sú dostatočne upresnené v dotazníku a týkajú sa:

1.	Kontrola na úrovni vedenia 

2.	Kontrola zmluvy

3.	Platby príspevku

4.	Finančné sledovanie (monitorovanie)

5.	Osvedčenie o uskutočnenej službe

KONTROLNÁ  SPRÁVA  KONEČNÉHO  PRIJÍMATEĽA/INVESTORA

I – Prezentácia obsahu projektu

II – Oprávnenosť projektu

•	súlad operácie s cieľmi JPD

•	oprávnenosť konečného prijímateľa

•	oprávnenosť v priestore (ohraničenie programu), najmä overenie, či bol použitý percentuálny podiel

III – Oprávnenosť výdavkov

•	súlad výdavkov z pohľadu národných nariadení  a nariadení ES(hmotná oprávnenosť)

•	oprávnenosť v čase (rozhodnutie komisie EC  schvaľujúce JPD a stanovujúce dobu oprávnenosti výdavkov)

IV – Finančné overenie

•	existencia:
-	oddeleného analytického účtovníctva,
-	alebo vhodného účtovného zaradenia všetkých transakcií podľa akcie,

•	preukázanie výdavkov:
-	platnosť dokladov preukazujúcich tieto výdavky,
-	existencia rozdeľovacieho kľúča nepriamych výdavkov. Je priehľadná (transparentná) a kontrolovateľná ?

•	preukázanie príjmov:
-	existencia čistých príjmov,
-	realita národných verejných a súkromných protistrán (existencia a obsah rozhodnutí o pridelení/o právomociach rôznych spolufinancovateľov  a doklady o platbe/splátke),
-	dodržiavanie limitov verejného príspevku a príspevku ES
-	dodržiavanie pravidiel kumulovania pomoci, ak k nej došlo (pomoc podnikom),
-	overenie eventuálneho prekročenia výšky príspevku.

V – Podmienky realizácie činnosti

•	fyzická realizácia činnosti:
-	súlad realizácie so schváleným projektom,
-	skutočne fakturované služby.

•	dodržanie procedúr verejného obstarávania

•	dodržanie pravidiel zverejňovania pomoci zo štrukturálnych fondov (podmienky),

•	hodnotenie činnosti:
-	dodržanie ukazovateľov dopadu na zamestnanosť,
-	analýza sociálno-ekonomických dopadov projektu.

						

Príloha č. 17

Kontroly a vyhodnotenie

Podmienky kontroly 
-	bol definovaný rámec kontroly?
-	dané oddelenie má k dispozícii dostatočný počet kvalifikovaných a skúsených pracovníkov?
-	ciele oddelenia sú jasné a vyčísliteľné?
-	vedenie pravidelne sleduje toto oddelenie?
-	poverená osoba má v náplni sledovanie kontrolných správ?
-	existuje manuál upresňujúci dokumenty, ku ktorým má kontrolór prístup?
-	oddelenie spolupracuje s inými útvarmi kontroly a na akom právnom základe?
-	oddelenie kontroly vypracovalo podrobné postupy pre rozličné akcie programu?
-	tieto postupy sa odvolávajú na právne dokumenty? 
-	kontrolovaná inštitúcia sa podrobila vonkajším kontrolám? akým? 
-	akú úlohu zohráva pri tejto kontrole oddelenie vnútorného auditu (ak existuje)?
-	existuje manuál, ktorý zamestnancom popisuje práva a povinnosti pracovníkov externej kontroly?

Kontrola stavu napredovania aktivít priamo na mieste (5% oprávnených výdavkov pre každú formu pomoci) 
-	je vypracovaná analýza rizík, je uložená, aktualizovaná a používa sa na vypracovanie revíznych programov priamo na mieste? 
-	kontroly na mieste vykonávajú kvalifikované pracovné skupiny?
-	výsledky sa zaznamenávajú písomne? 
-	tieto záznamy obsahujú doporučenia na dosiahnutie zlepšenia a dodržiavajú sa? kto podľa nich postupuje?

Omyly, sprenevery, nezrovnalosti 
-	vyhodnotenie chýb v žiadostiach bolo vypracované písomne?
-	zistené odchýlky v žiadostiach počas revízií priamo na mieste boli prejednané a prijali sa opatrenia, aby sa zabránilo ich opakovaniu? 
-	spomínané odchýlky sa objavili v správe? kto ich zhromažďuje?
-	zodpovední pracovníci boli o tom informovaní? sledujú samotné pokračovanie úprav?
-	existujú  v tejto oblasti písomné postupy? 
-	nezrovnalosť je odstránená do šiestich mesiacov? 
-	existuje písomný postup, ktorý umožňuje ubezpečiť sa, že po vypršaní tejto lehoty sa nezrovnalosť oznámi komisii? 
-	vypracúvajú sa písomné záznamy o reklamáciách? 

Následné vyhodnotenie aktivít
-	existujú postupy o spôsoboch hodnotenia v písomnej forme? 
-	zahŕňajú aj preskúmanie správneho pridelenia príspevku z fondov?
-	existuje hodnotenie « výsledkov » aktivity v porovnaní s cieľmi?  
-	vyhodnotenia :
•	vykonávajú kvalifikované osoby?
•	dajú sa číselne vyjadriť?  
Ročná správa o systéme riadenia a kontroly 
-	existuje nariadenie, ktoré zabezpečuje, že komisia ročnú správu dostane?

Výbor pre plánovanie, Monitorovací výbor 
-	výbory boli ustanovené?  
-	aké je ich zloženie a ako sa stretávajú? 
-	existujú výbory pre dohľad v jednotlivých sektoroch, oblastiach, programoch činnosti?
-	závery a správy výboru pre dohľad sú zohľadnené v analýze rizík?  
-	podľa akých písomných postupov?

Príloha č. 18

IT monitorovací systém
Pracovníci: získať všetky informácie o 
•	počte pracovníkov
•	dosiahnutom stupni vzdelania
•	výdavkoch
(jednoduchým riešením je analyzovať poslednú ukončenú úlohu).
-	vedenie kontroluje oddelenie informatiky,  
-	ak áno, o aký druh kontroly ide: 
•	posilnená kontrola?
•	kontrola samotných cieľov?
-	vedenie sa podieľa na prijímaní rozhodnutí v oblasti informatiky?
-	kto spravuje systém?
-	systém databázy údajov je dostatočne odlíšený od informačného systému a spravujú ho iní zamestnanci?  
-	všetky užívateľské oddelenia sú oboznámené s rozhodnutiami v oblasti informatiky, ktoré sa ich týkajú? 

Koncepcia je:
•	interná:
•	úplná?
•	čiastočná?
•	neexistuje?
•	externá:
•	úplná?
•	čiastočná?
•	neexistuje?

Využitie je:
•	interné:
•	úplné?
•	čiastočné?
•	neexistuje?
•	externé:
•	úplné?
•	čiastočné?
•	neexistuje?

Materiál
-	zaznamenať vlastnosti materiálu:
•	centrálna jednotka (značka, model):
•	rozvetvenie:
•	obrazovky/klávesnice:
•	tlačiarne:
-	pri centrálnej jednotke poznamenať: využívanú kapacitu a celkovú kapacitu
-	aká je účtovná chronológia, ktorá je stále v systéme?
•	nosiče sekvenčného prístupu  (disky…)
•	nosiče priameho prístupu (diskety…)
•	ďalšie – upresniť 
-	aká je frekvencia ukladaní?
-	získať schému siete, ak je k dispozícii:
•	interne
•	prostredníctvom telekomunikácie 
•	zaznamenať značku a verziu:
-	kapacity sú dostatočné?
-	ukladania sú využiteľné a bezpečné: 
-	aké bezpečnostné zariadenie sa používa?
-	aké zariadenie sa používa na zabránenie prípadných strát údajov?
•	informácie sa ukladajú v celkovej podobe?
•	realizovali sa v nedávnej minulosti skúšky obnovy systému? 
•	sme si istí, že nedošlo k nijakej strate informácií? 
•	pravidelnosť ukladania je dostatočná? 
-	spôsob ukladania: ako sú chránené informatické súbory?
-	existuje archivácia mimo ukladacej stránky?

Údržba 
-	materiál:
•	náklady na údržbu sú správne definované?
•	termíny údržby sú vyhovujúce?
•	sú prijaté postupy na odstránenie porúch ?
-	software:
•	náklady na údržbu sú správne definované?
•	termíny údržby sú vyhovujúce?
•	sú prijaté postupy na odstránenie porúch ? 

Poistenie: 
-	poistka bola uzavretá a na čo sa vzťahuje? 
•	zvláštne poistenie poškodenia prístrojov?
•	poistenie na ochranu softwaru?
•	poistenie proti užívateľským stratám?

Zabezpečenie:
•	proti vytopeniu?
•	proti krádeži?
•	vstupu do miestností informatiky?

Software
-	aké sú softwarové systémy?
•	účtovníctvo?
•	mzdy?
•	správa? 
•	úprava textu?
•	tabuľky?
•	ukladanie údajov?
•	antivírový program?
-	aký je charakteristický software?
-	existuje úplný inventár programov?
-	ide o licenciu na užívateľské práva?

Analýza rizík

Organizácia  a štruktúra:
-	je rozlíšenie funkcií prispôsobené systému?
-	fázy vývoja a užívania sú správne definované?
-	užívatelia často upravujú software?
-	fáza úprav je správne definovaná?

Údržba:
-	starostlivosť je správne definovaná?
-	počíta sa s aktualizáciou?
-	dopĺňanie je pravidelné, termíny údržby sú správne stanovené?

Školenie k užívateľskému softwaru:
-	uskutočnilo sa formou stáže?
-	zamestnanci sa zaškolili sami?

Existencia písaných postupov
-	prejsť dokumentáciu, ktorá súvisí:
•	s analýzami?
•	s programovaním?
•	so spracovaním?
-	opatrenia súvisiace s bezpečnosťou prístupu (kódy a heslá) sú:
•	správne definované?
•	pravidelne obnovované?

Zákonné ustanovenia a predpisy
-	pri informatizácii zákonných dokumentov sa rešpektujú podmienky, aby sa dokumenty mohli použiť ako dôkazový materiál?
-	dodržiavanie hlavného účtovného plánu v týchto oblastiach:
•	možnosť kontroly na základe skúsenosti?
•	archivácia na papieri alebo magnetickom nosiči?
•	písomný doklad ku každému údaju?
•	priebeh revízie:
•	od hlavnej knihy k základným prvkom?
•	od základných prvkov k hlavnej knihe?
-	informatické testy sú umožnené?

Nástroj monitoringu

Kontroly pripojenia: existujú nasledovné kontroly prístupu:
-	identifikácia počítača?
-	identifikácia užívateľa?
-	užívateľské heslo?

Kontroly počas používania:

investor:
-	kontrola bázy umožňuje vylúčiť zdvojenia?
-	kontroluje sa súvislosť medzi vedúcim prác a bankovými údajmi?
-	zisťujú sa súkromné údaje potrebné pri uzatváraní zmluvy  (muž, žena, meno, adresa)?

kódovanie: 
-	kódovanie programu prebieha podľa zoznamu, ktorý rešpektuje  rozvetvovanie programu?

lokalizácia:
-	zisťuje sa, či operačné miesto spĺňa požadované podmienky?

overovanie:
-	v databáze sú informácie, ktoré umožňujú kontrolovať správny výber prác a splátkový kalendár operácií?
-	sú umožnené konzultácie s inými oddeleniami, nielen s oddelením preverovania? 
-	je to povinné? 
-	uvádza sa dátum a obsah stanoviska?
-	oddelenie inštruktáže spĺňa parametre? 
-	je povinné uvádzať svoje stanovisko a dátum?

Plán financovania

Informácie, ktoré sa musia povinne predkladať:
-	dátum poverovacej listiny vedúceho prác?
-	dátum odsúhlasenia alebo potvrdenia spolufinancovateľov?

Existujúce  kontroly sadzieb:
-	sadzby spoločenstva a sadzby jednotlivých krajín (štátne a súkromné)?
-	celkové náklady (strop a prah)?

Celkový dohľad nad súborom operácií
-	záznamy údajov umožňujú overiť si
•	že finančný model nie je prekročený?
•	že odložený alebo zamietnutý projekt nie je znovu predložený?
•	že v každej fáze operácie sa nepočíta s vyššou sumou ako v tej predchádzajúcej ? 
•	že dátumy, ktoré navrhuje každý vedúci prác, sú kompatibilné s rozpätím splnenia podmienok?
•	že dokumentácia môže byť uzavretá až keď:
•	bolo vložené spolufinancovanie?
•	uskutočnil sa fyzický dohľad?
•	faktúry boli uhradené?
-	ak sa zmenil štatút, boli znovu overené povinné údaje?

Vzťahy s komisiou

Žiadosti na platbu adresované komisii
-	osoby, ktorým úrad zveril prípravu, schválenie a kontrolu žiadosti sú presne určené?
-	kontroly umožňujú odstrániť dvojité preplácanie a potvrdiť, že ide skutočne o náležité úhrady požadované v stanovenom čase?
-	bol vymenovaný nezávislý kontrolný úrad?

Kontrolné prehlásenie
-	existujú písomné postupy, ktoré zaručujú:
•	že prehlásenia zahŕňajú všetky formy vstupov, sú pripravené načas (predložené najneskôr spolu so žiadosťou o záverečnú platbu) a potvrdzujú správnosť operácií;
•	že všetky problémy boli označené, preskúmané a vyčíslené, a že dodatočné kontroly sa môžu uskutočniť na požiadanie komisie?
•	že osoba poverená prezentáciou tejto žiadosti je nezávislá od výkonného orgánu a nezúčastní sa na priebehu kontrolovaných aktivít?

Výmenný kurz
(mimo zóny euro mesačný kurz, počas ktorého bol výdaj zaregistrovaný v účtoch organizácie zodpovednej za finančné riadenie)
-	je jasne uvedený a bude použitý ako presný výmenný kurz?
-	finančné plány sú zostavené v euro a vylučujú každý vzorec indexácie?

										

									Príloha č. 19

Organizačná štruktúra a personálna politika 

Jednotky organizačnej štruktúry

V každom prípade je vhodné ubezpečiť sa, že pracovné pozície sú efektívne obsadené a formou rozhovoru zistiť, že zamestnanci sú kvalifikovaní,  profily pozícií sú správne zadefinované, manuály a príručky zaevidované.  

Správna jednotka

Oddelenie predbežnej kontroly  vstupuje do konania pred schválením žiadostí: 
-	tá istá otázka o zložení a rozdelení medzi centrálnym stupňom a regionálnymi  ako v predchádzajúcom ;  

Oddelenie štatistiky a hodnotenia: 
-	aká je pravidelnosť hodnotiacich správ a komu sa správy posielajú? 
-	existuje software ad-hoc? 
-	 je operatívny?

Platobná jednotka 
(nezamieňať s platobným orgánom) tá istá otázka o zložení a rozdelení medzi  oddeleniami:

Oddelenie schvaľovania platieb:
-	pripravuje žiadosti fondov pri štátnom fonde? 
-	je spôsobilé identifikovať nedostatky v platobnom procese ? 
-	zohráva nejakú úlohu pri prípadnom vypovedaní zmlúv? 
-	spolupracuje s inými sektormi platobnej jednotky (nesplnenie zmluvných doložiek, rozpory v predložených dokumentoch priložených k žiadosti, atď... )?

Účtovné oddelenie 

Oddelenie vykonávania platieb: 
-	rozlišuje sa v rámci oddelenia výkon úhrady v prospech prijímateľa a vzťahy s bankou a platobným úradom?

Oddelenie kontroly: 
-	kto vykonáva kontroly? 
-	aký je koeficient krytia kontrol 
•	pred úhradou?
•	priebežne? 
•	po platbe?

Logistická jednotka
 
Tá istá otázka o zložení, úlohe a rozdelení jednotlivých zástupcov 

Právne oddelenie

Oddelenie informatiky:
-	zamestnanci oddelenia majú skúsenosti so sieťovými systémami?
-	získať všetky informácie o:
•	používanom software,
•	uzavretých zmluvách,
•	termínoch údržby,
•	fyzickom zabezpečení, 
•	rotácii personálu, 
•	typoch počítačov,
•	licenciách .

Personálne oddelenie

Oddelenie interného rozpočtu agentúry:
-	vyhodnotiť:
•	platy, 
•	cestovné výdavky, 
•	nájomné ;

Oddelenie pre styk s verejnosťou: 
-	vyhodnotiť príspevky pre médiá (poprípade tlačové konferencie),
-	 to isté platí pre žiadateľov (sprístupnenie informácií o programoch všetkými dostupnými prostriedkami: elektronická pošta, špeciálna telefonická linka, atď.) 

Jednotka vnútorného auditu

-	aké je jej miesto v organizačnej štruktúre?
-	vykonať súpis prvkov ustanovenia, ktoré zabezpečujú nezávislosť audítorov,
-	boli definované pravidlá morálneho kódexu?

Personálna politika 

-	doložka o dôverných informáciách je súčasťou pracovných zmlúv?
-	dôverné dokumenty sú identifikované a zreteľne označené pre prípadných záujemcov?
-	pracovníci sú informovaní o výsledkoch svojej aktivity?
-	niektoré pozície sú považované za zvlášť citlivé a osoby, ktoré ich zastávajú sú oboznámené s kontrolami, ktorým sa musia podriadiť?
-	pracovníci majú prístup k dokumentácii? 
-	akým spôsobom?
-	konajú sa pravidelné porady hlavne na stupňoch vzdialených od centra, ktoré umožňujú harmonizáciu jednotlivých postupov? 
-	v akých intervaloch?

                                                                                                                          Príloha č. 23
Audit trail
finančnej kontroly
                                                                                                                                                                                        Kontrola 1. úrovne

Činnosť

Kedy

Ako

Kde

Kto

Predbežná finančná kontrola podľa ust. § 9 zákona                  č. 502/2001 Z. z.

100 % v oblasti PD (jeho finančná časť), jeho doplnku, prípravy a schvaľovania projektov, návrhy zmlúv a ich dodatkov, verejné obstarávanie a ďalšie právne akty a iné  akty majetkovej povahy, technická kontrola na mieste, návrhy a realizácia rozpočtov, preddavkov a zostatkov, príjmy a výdavky,  a pod.

Pred platbou,   preddavkom a zostatkom, uzavretím zmluvy, návrhom rozpočtu

Kompetentní zamestnanci určení vedúcim orgánu verejnej správy

Orgány verejnej správy, SO/RO, konečný prijímateľ (právnická osoba), platobný orgán

Písomné oznámenie o nedostatkoch prípadne iregularitách vedúcemu orgánu verejnej správy

Povinnosť vedúceho orgánu verejnej správy zabezpečiť odstránenie nedostatku prípadne iregularít

y

V prípade neodstránenia zastavenie pripravovanej finančnej operácie

Kedy

Pred platbou, preddavkom, zostatkom prípadne po ich realizácii

Ako

Výberovým spôsobom, a to v oblastiach uvedených pre činnosť predbežnej finančnej kontroly

Kde

Orgán verejnej správy, SO/RO, konečný prijímateľ pomoci (právnická osoba), platobný orgán

Kto

Kompetentní zamestnanci orgánu verejnej správy určení jeho vedúcim

Činnosť     Činnosťž

Priebežná finančná kontrola podľa ustanovenia § 10 zákona č.502/2001   Z. z.

V orgánoch verejnej správy

Dôsledky                                     kontroly

                                                                              

Koniec procedúry v prípade nezistenia nedostatkov

Zistenie formálnych nedostatkov

Okamžite po
zistení

Žiadosť o opravu adresovanú odbornému útvaru

Povinnosť vedúceho orgánu zabezpečiť odstránenie nedostatkov

Zistenie iregularity, závažné nedostatky

Okamžite po zistení

Písomné oznámenie o závažných nedostatkoch a iregularitách   vedúcemu orgánu verejnej správy

Zodpovednosť vedúceho orgánu verejnej správy za ich odstránenie

Kedy

Kto

Ako

Kde

Činnosť

Podľa potreby v priebehu ce- lého obdobia, a to do doby pred vyhod-  notením dôve- ryhodnosti výdavkov PO

Pred vykonaním úhrady dodáva-teľovi, overenie súladu vykona-ných prác so zmluvou, fyzic-ká realizácia pro-jektu, overenie skutočných vý-davkov a ich oprávnenosť, prieskum kvality dokladov a ich zosúladenie v in-formačnom systéme

Konečný prijímateľ pomoci, SO/RO, RO

Konečný prij-mateľ pomo- ci, SO/RO, RO, PO

Kontrola  uskutočnenej služby

Vypracovanie formuláru o uskutočnenej službe; správy z vykonaných kontrol fyzickej realizácie pro- jektov a z ove-renia výdavkov  a ich oprávne-nosti

Závery

Finančné dôsledky

Nedostatky,
iregularity

Pravidelne podľa potreby; pred realizáciou, uzavretím zmlúv,   schválením projektov, programo-vacích dokumentov resp. tesne po realizácii

Kedy

100 % kontrola    naplánovaných projektov, zmlúv, programovacích dokumentov, poskytovanie komunitárnych prostriedkov, preddavkov a pod.

Ako

Riadiaci orgán, SO/RO, konečný prijímateľ pomoci

Kde

Kompetentný útvar kontroly riadiaceho orgánu, SO/RO

Kto

Kontrola kvality

Činnosť

Vypracovanie správy

Závery

Nedostatky
iregularity

Finančné dôsledky

Prevzatie OLAF-om v prípade iregularít a sprenevery

Overenie postupu  a dokladov pri   vybraných druhoch a objemoch výdavkov

SO/RO, konečný prijímateľ pomoci

Pred vstupom do záväzku

Štátna pokladnica

Ministerstvo výstavby a                regionálneho rozvoja SR

SO/RO a konečný prijímateľ pomoci

Pravidelne podľa potreby

Správnosť uplatňo-vania smerníc RO, systém upozorňo-vania, archivácia

Kontrola vzoriek, osvedčení o súdrž-nosti,účtovné zla-ďovanie medzi osvedčeniami o kontrole, náprava systémových nedo-tatkov, vyhodnoco-vanie správ o 5 %-ných kontrolách

Pred likvidáciou každej pomoci

Platobný orgán (oddelenie certifikácie) MF SR

RO, SO/RO, SO/PO, KPP

                                                                                                                                                                                            

Kontrola 2. úrovne

Kedy

Ako

Kde

Kto

Činnosť

Pred likvidáciou každej pomoci

Reprezentatívna vzorka a kontrola na mieste, kontrola dokumentov, a to v oblasti správnosti uplatnenia komunitárneho práva, fyzickej realizácie projektov, finančnej a účtovnej kontroly, kontrola operácií (verejné obstarávanie)

Konečný prijímateľ pomoci, SO/RO, orgány samosprávy, vyššie územné celky, fyzické a právnické osoby

Útvar kontroly riadiaceho orgánu, sekcia kontroly MF SR, Správy finančných kontrol, platobný orgán, kontrolné orgány ES

5 %-né kontroly a spoločné kontroly

Stanovenie programu kontroly

Vykonanie kontroly

Vypracovanie správy, oboznámenie so správou

Na základe dodaných doplňujúcich informácií uzavretie správy

Na základe zápisnice zo záverečného prejednávania výsledkov

Lehota navrhnutá kontrol-ným orgánom

Na základe zápisnice zo záverečného prejednávania

Vedúci orgánu verejnej správy

Návrh opatrení na odstránenie zistených nedostatkov

Štvrťročné oznámenia o iregulari-tách

V prípade zistenia iregularít a sprenevery prevzatie OLAF-om

   Áno

V poriadku

Prevzatie
dokumentov

Potvrdenie o do-
hodnutom stret-
nutí s kontrolo-
vaným subjektom

Obrátiť sa na kontrolovaný subjekt o poskytnutie dokumentov a potvrdenie termínu začatia kontroly

Zaregistrovanie do systému

Oznámenie o kont-
role kontrolované-
mu subjektu

Vzorková kontrola
- metóda 5 %
z projektov

Áno

      Nie

2.

1.

Nariadenie rady č. 438/2001
čl. 10 (2)

Systém kontroly pre pomoc poskytovanú v rámci štrukturálnych fondov
Kontrola 2. úrovne – 5 %-ná kontrola

Štart

5 % oprávne- ných výdavkov

Registrácia do archívneho systému

Ukončenie kontroly –spísanie zápisnice o prerokovaní sprá-vy (vrátane prípad-ného dodatku) 

Záznam o výsledku  následnej finančnej kontroly

IT monit

Registrácia do systému

Spätná väzba od kontrolovaného subjektu (vyžiadanie vyjadrení ) – Dotatok k správe

IT monit

Registrácia do systému

Správa o výsledku násled- nej finančnej kontroly je napísaná – oboznámenie kontrolovaného subjektu

Doplnenie informácií  od kontrolovaného subjektu / od iných strán

V poriadku

Overenie výstupov z návštevy kontro-lovaného subjektu

Návrat na pracovisko kontrolóra

Overenie záznamov a rozhovor s osoba-mi v kontrolova-nom subjekte

Návšteva v kontrolovanom  subjekte

Overovanie dokumentov, zostavenie kontrol.. listov a  formulovanie hypotetického rizika (plánovanie)

Registrácia
do systému

IT monit.

IT
monit.

IT
monit.

Excel

IT
monit.

Číslo zo
systému

1.	Slovenský národný IT monitorovací systém  uchovávajúci informácie o implementáciii štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu
2.	Dokumenty (rozhodnutia, žiadosti, kontrolné listy, konečné správy

   Stop

Kontrola ukončená

   Nie