Title: GAP
Author: mf_sr
Last saved by: Roxer

Príloha 5 

Akčný plán k Správe o hodnotení nedostatkov pre Národný fond

Nedostatok
č./strana

Zistenie

Odporúčanie

Opatrenia 
(alebo oznámenie)

Zodpovedný subjekt

Dátum

1/1 | Nie je ustanovený a svoju úlohu a povinnosti nevykonáva splnomocnenec pre Národný fond (NAO) ako právny zástupca a osoba prijímajúca strategické rozhodnutia v rámci programu ISPA s celkovou zodpovednosťou za EDIS. | Za mimoriadne naliehavú záležitosť treba považovať navrhnutie, vymenovanie a ustanovenie NAO. | Rozhodnutie vlády. | NF | 13/12/02

2/2

MOU (Memorandum o porozumení), čl. 7, časť 5 originálu
„FA (Finančná dohoda), ktorá bude uzatvorená medzi NF (Národným fondom) a IA (Implementačnou agentúrou) a ktorú schváli komisia, podrobne ustanoví prevod“ – je stále platné.
Finančné dohody neschvaľuje komisia zastúpená Delegáciou EÚ, čo je v súlade so zámerom a bežnou praxou EÚ. Podľa názoru NF nie je memorandum o porozumení pre program ISPA jednoznačné a špecificky sa v ňom neuvádza, že finančné dohody musí schváliť komisia.

Nechať si potvrdiť, že každý dokument, predpis, dohoda, alebo iný text, ktorý nejakým spôsobom súvisí s ustanoveniami o prevode peňažných prostriedkov EÚ, má schváliť komisia skôr, než sa stane právnym základom na vykonávanie príslušných ustanovení.

Vyjasniť si tento bod s Delegáciou EK.

Odbor pre ISPA
odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov,
Delegácia EK.

20/1/03

3/3 | Sú pripravené manuály NF, ktoré ešte treba dotiahnuť a zredigovať z hľadiska angličtiny. Je možné, že nezahŕňajú niektoré praktické otázky; tím nemá informácie o existencii osobitnej agendy týkajúcej sa niektorých postupov a o tom, či manuály zahŕňajú všetky postupy. | Zabezpečiť, aby manuály zahŕňali všetky aspekty a boli v súlade s požiadavkami EDIS/DG REGIO. | Prekontrolovať manuály NF – anglické preklady. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov. | 28/2/03
6/4 | Sekcia účtovníctva je zreteľne oddelená od ostatných budúcich funkcií EDIS; používaný softvérový systém je úplne primeraný na účely vedenia účtov ISPA ako aj bankových transakcií v rámci Národného fondu. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov by mala prekontrolovať manuály pre jednotlivé postupy (Procedures Manuals) a overiť si, či ich anglické preklady spĺňajú požadovaný štandard. | | Žiadny nedostatok. |
4/3 | Nevypracúva sa pravidelná hrubá bilancia/súvaha účtov projektov ISPA a v predkladanom výkaze sa uvádza spoločný výsledok účtov, čo nie je správny účtovný postup. | Súvaha by sa mala vypracúvať raz mesačne a účty projektov ISPA by sa mali uvádzať jednotlivo namiesto toho, aby sa uvádzal ich spoločný výsledok. | Pravidelné (mesačné) súvahy účtov projektov ISPA a výkazy len pre účty ISPA – jednotlivo. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov/ Odbor ISPA/ Odbor účtovníctva | 28/2/03

5/4

Hlavným nedostatkom hrubej bilancie/súvahy je, že jednotlivé účty sa zgrupujú dovedna a vykazuje sa len čistá pozícia. Táto prax nie je adekvátna z hľadiska súladu s kritériami medzinárodných účtovných štandardov.

Súvaha by mala poskytovať pravdivú a férovú predstavu o stave peňažných prostriedkov a mala by byť k dispozícii ako dokument na účely finančného riadenia a kontroly.
- Súvaha by sa mala vypracúvať raz mesačne a nie dvakrát ročne

Nový formát súvahy
Vypracúvať mesačne (nie dvakrát ročne).

Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov/ Odbor účtovníctva.

28/2/03

7/5 | Sú isté indície, že príslušné sekcie Národného fondu nemajú dostatočné poznatky a skúsenosti s riadením kontraktov FIDIC. | Zúčastniť sa kurzu o FIDIC. | Vzdelávanie pracovníkov NF. | Fáza odstraňovania nedostatkov. | 5/1/03-30/4/03
9/7 | Nedostatočná celková pracovná prax vedie k nedostatočnej dôvere vo vnútri tímu. | Pozri 10 a 11. | | |
13/9 | Pracovníci sú teoreticky oboznámení so svojimi povinnosťami; zdá sa však, že nie sú ochotní prevziať zodpovednosť. | | | |
11/8 | Nevykonalo sa hodnotenie individuálnych vzdelávacích potrieb. | Vykonať hodnotenie individuálnych vzdelávacích potrieb v 2. etape. | Vzdelávacie potreby určí odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov. | 28/2/03

8/5

Správa z interného auditu – do 16. októbra 2002, keď začal pracovať tím na hodnotenie medzier (Gap Assessment Team), sa neurobili žiadne konkrétne kroky.

4 zistenia: 
1 - popis individuálnych pracovných povinností a pridelenie úloh konkrétnym osobám 
2 – popis povinností zamestnancov rozväzujúcich pracovný pomer s MF SR v manuáli NF
3 – postupy uplatňované pri obehu účtovných a iných dokladov
4 - spolupráca s internými audítormi v iných rezortoch.

odstránené

odstránené

dopracovať systém obehu dokumentov
odstránené

Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.

28/2/03

10/7 | Došlo k zbytočnému oneskoreniu, napr. pri neskorom prevode zálohových platieb pre ISPA –IA Železnice. | Treba overiť, čo spôsobilo toto oneskorenie, či to bola nedostatočná odborná spôsobilosť, nedostatočné vedomosti, nedostatočné rozhodovacie právomoci, atď. | Platby sa vykonali v súlade s potrebou hotovosti v IA Železnice. | |

12/8

Zasadnutia sa konajú a implementačné agentúry predkladajú svoje správy. Nie sú však k dispozícii zápisnice zo zasadnutí, ani program uvádzajúci body diskusie.

Prijať tieto predbežné opatrenia:
•	vypracovať vopred určený program zasadnutia, obsahujúci body diskusie vrátane bodu rôzne
•	vyzvať implementačné agentúry, aby predložili body na diskusiu, ktoré sa pred zasadnutím zaradia na program rokovania
•	pridržiavať sa programu a určiť časové limity
•	vypracúvať zápisnice a vymenovať tajomníka zasadnutia
•	rozoslať zápisnice
•	rozoslať zoznam opatrení, v ktorom sa uvádza aj zodpovedný útvar a osoba a kvantifikujú sa ciele.
 Vypracovať v rámci NF systém umožňujúci zistiť, či boli navrhované opatrenia vykonané.

Zápisnice zo stretnutí s implementačnými agentúrami v angličtine.

Odbor ISPA,
odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.

31/1/03

14/10 | Existuje riziko, že dôjde k medzere vo financovaní a že sa nebude môcť uskutočniť financovanie. Spôsobilo by to oneskorenie realizácie projektu, ktoré by mohlo mať ďalšie sociálne a možno aj politické dôsledky. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov musí túto otázku posúdiť a prijať primerané opatrenia, aby sa zabránilo uvedenému vývoju. | Skontrolovať hotovostné toky a platobné podmienky. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov. | 28/2/03
15/12 | Problém financovania medzery spôsobenej nepresnou alebo nesprávne vyhotovenou predpoveďou hotovostných tokov je veľmi závažný. | | | |
16/12 | Neexistuje definícia nezrovnalosti (irregularity) ani spôsobu uplatňovania týchto postupov. | | Definícia nezrovnalosti (irregularity) sa nachádza v manuáli a uvedené postupy sa už uplatňujú. | – | –
17/12 | Pri kontrole Finančného memoranda vzťahujúceho sa na tento prípad sa v článku 4 – Platby – zistila anomália pri špecifikácii termínu, v ktorom môže byť uskutočnená posledná platba. (Pozri článok 4 odsek 3). | | Spresniť poslednú platbu. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov. | 28/2/03
18/13 | Bankové zosúladenie účtov s bankovými výpismi sa od júla 2002 začalo vykonávať iným spôsobom. | Súčasnú prax treba zmeniť. | Nie je to konkrétne (konkrétne uviesť, čo treba zmeniť). | – | –
19/14 | Odsúhlasovanie účtov a finančné hlásenia sa neaplikuje a nevyužíva ako nástroj riadenia. Systém je ťažkopádny a niektoré aktivity a výstupy nie sú potrebné. Zdá sa, že výstupy hlásení o pohyboch hotovosti nie sú dostatočne efektívne. | Preveriť aktivity a výstupy z hľadiska ich efektívnosti. | Nie je to konkrétne (konkrétne uviesť, ako by sa mali zmeniť) | – | –

20/15

Celkový obraz prijímania a vyplácania peňažných prostriedkov na úrovni konečného príjemcu sa nemonitoruje na takej úrovni, na akej by sa to malo robiť.

Preveriť monitorovanie a podávanie hlásení o implementácii projektov konečnými príjemcami.

Tento nedostatok sa týka implementačných agentúr
a nie NF.

–

–-

21/15

NF oprávnil Ministerstvo hospodárstva SR, aby mohlo viesť svoje podúčty –  ktoré sa bežne vedú v SKK – v EUR z tohto dôvodu, že všetky jeho kontrakty na práce v rámci ISPA sa majú vyplácať v EUR a že darcovia a dodávatelia sú z EÚ.  - o tomto rozhodnutí neexistuje žiadna zápisnica ani list, ktorým by o tom NAO informoval SAO, alebo písomné dôkazy o jeho prijatí.

Rozhodnutie sa nachádza v návrhu Finančnej dohody.

Podpis Finančnej dohody.

NAO/SAO/
Delegácia EK?

15/12/02

22/16 | Prevodný kurz – podľa dňa transakcie, ale MOU uvádza jednu mesačnú sadzbu na webovej stránke komisie. | Ministerstvo financií SR musí prijať definitívnu politiku v otázke výmenného kurzu a k riešeniu kurzového zisku alebo kurzovej straty na vládnych účtoch. | Všetky účty sa vedú v EUR – nedostatok nie je relevantná. | – | –
23/18 | Interný audítor – jeho pozícia v organizácii NF nie je jasná. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov musí spresniť a právne upraviť pozíciu interného audítora NF z hľadiska jeho zodpovednosti a povinnosti podávať hlásenia. | Upraviť postavenie interného auditu. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov/ riaditeľ NF. | 31/1/03
24/19 | Nevynaložilo sa žiadne úsilie na odsúhlasenie správ medzi príslušným odborom a zdrojmi informácií. Bankové odsúhlasovanie účtov s bankovými výpismi je príkladom oblasti, v ktorej sa nepostupuje podľa odporúčania uvedeného v správe EÚ. | Zabezpečiť riadne odsúhlasovanie účtov s výpismi, aby tieto vyjadrovali skutočné transakcie, ktoré sa uskutočnili. Malo by sa napríklad prestať s praxou uvádzania spoločného výsledku účtov ako v hrubej bilancii/súvahe. | Riadne odsúhlasovanie. | Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov. | 28/2/03

25/20

Ak revidovanú Finančnú dohodu z 10. októbra 2002 podpísal SAO, schválila ju je Delegácia EK?

Popíšte pravidelné ako aj ad hoc operačné monitorovanie, posudzovanie a hodnotenie aktivít ex post.

Neexistuje žiaden zjavný dôvod, ak len nejde o posilnenie pozície splnomocnenca pre Národný fond (NAO) v porovnaní s pozíciou sektorových splnomocnencov (SAO).

Táto časť nedostatku sa netýka NF.

Potvrdiť finančné dohody 
a posilniť pozíciu NAO.

Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov/tím ISPA.

28/2/03

26/22

Koneční príjemcovia a finančné dohody:
Finančná dohoda je jednou zo šiestich, ktoré sa majú uzatvoriť, a týka sa celej šírky operácií a právnych aspektov týkajúcich sa podmienok FIDIC a EU PRAG (Praktická príručka EÚ). Skutočnosť, že hodnotitelia nemajú možnosť rozprávať sa s konečnými príjemcami a zistiť, aké majú skúsenosti s realizáciou takýchto dlhodobých projektov podľa podmienok FIDIC, spôsobuje isté obavy z toho, či boli dodržané všetky požiadavky predpisov SR, EÚ a FIDIC.

Zodpovednosť SAO a v konečnom dôsledku aj celková zodpovednosť NAO sa v tomto type riadenia implementácie značne rozširuje. Navrhuje sa, aby odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov preskúmali tento typ finančnej dohody s cieľom na minimum zredukovať riziko pre peňažné prostriedky EÚ a zohľadniť všetky požiadavky a podmienky EÚ, SR a FIDIC. Tým sa posilní úloha a zodpovednosť SAO.

Tento nedostatok sa týka implementačných agentúr
a nie NF.

–

–